Interne Revision in Unternehmen kurz erklärt

13 Nov Interne Revision in Unternehmen kurz erklärt

Die interne Revision ist eine Kontrollinstanz innerhalb eines Unternehmens. Daher arbeiten interne Revisoren unabhängig vom Tagesgeschäft und sind der Geschäftsführung direkt unterstellt. Dabei steht das Erreichen der Unternehmensziele im Vordergrund. Da heißt, bewerten, verbessern und disziplinieren mit dem Ziel, das Ergebnis zu steigern.

 

Dabei finden die Interessen der verschiedenen Stakeholder (Interessengruppen) Berücksichtigung wie beispielsweise

 

• Anteilseigner / Kapitalgeber
• Öffentlichkeit
• Kunden
• Mitarbeiter

 

Im Folgenden beschreibt dieser Artikel die zentrale Aufgabe und Funktion ebenso wie die Abgrenzung zu Compliance und Innenrevision.

 

Definierte Hauptfunktionen

 

Unabhängig vom Unternehmen sind die Hauptfunktionen der internen Revision klar definiert:

 

Vertrauensfunktion

 

Interne Revisoren überwachen, dass alle Beteiligten die vorgeschriebenen Prozesse sowie interne und externe Regeln einhalten. Beispielsweise gehören dazu die ordnungsgemäße Buchführung sowie das Einhalten von Rechtsnormen.

 

Präventivfunktion

 

Um Schaden vom Unternehmen abzuwenden, soll die interne Revision arglistige Handlungen verhindern und/oder frühzeitig aufdecken. Mit anderen Worten: Die Verantwortlichen vereiteln vorsätzlich schädliche Handlungen wie Unterschlagung, Untreue oder Bilanzmanipulation.

 

Informationsfunktion

 

Als Stabsstelle hat die interne Revision die Aufgabe, Führungskräfte in ihren Entscheidungen zu unterstützen. Dies geschieht, indem sie relevante Informationen über Organisationseinheiten und Prozesse sammelt und transparent aufbereitet. Dazu gehören regelmäßige Überprüfungen – sogenannte Audits. Die Rolle der internen Revision dabei ist:

 

• die Prüfung zu planen und vorzubereiten,
• Zahlen und Daten im Vorfeld zu sammeln und zu erheben,
• den Prüfungsbericht zu erstellen und abzustimmen,
• die Prüfungsergebnisse zu bewerten und Maßnahmen abzuleiten

 

Festgestellte Wiederholungsfehler sind dabei besonders kritisch zu sehen. Darüber hinaus ist es Aufgabe der internen Revisoren, die eigenen Prüfmethoden zu hinterfragen und laufend zu optimieren.

 

Je nach Unternehmensbereich finden unterschiedliche Überprüfungen/Audits statt wie beispielsweise:

 

Financial Audit

 

Hier kommt jeder Vorgang infrage, der zu Konflikten mit dem Finanzamt führen könnte. Insbesondere die Buchführung steht hier im Fokus.

 

Compliance Audit

 

Gesetze, Verordnungen und verhaltensrelevante Richtlinien sind Gegenstand dieser Überprüfungsform. Dabei geht es beispielsweise um Themen wie Sicherheit und Umweltschutz. Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGV) kommt diesem Teilaspekt vermehrte Aufmerksamkeit zu.

 

Management Audit

 

Die Interne Revision ist mit einem unabhängigen Prüfungsmandat ausgestattet. Demzufolge müssen sich auch Führungskräfte regelmäßigen Überprüfungen unterziehen, die richtungsweisende Entscheidungen für das Unternehmen treffen.

 

Kreditrevision

 

Auch bereits bewilligte Kredite sind von der Prüfung nicht ausgenommen. Denn gerade über die abgeschlossenen Vorgänge können die Revisoren prüfen, ob es zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist.

 

Systemprüfungen

 

Ebenso wie Personen und deren Handlungen gehören auch die im Unternehmen verwendeten Systeme zum Verantwortungsbereich der internen Revision. Veraltete IT-Systeme etwa können ein Sicherheitsrisiko darstellen.

 

Operational Audit

 

Wie der Name bereits impliziert, ist der operative Bereich Gegenstand einer solchen Kontrolle. Prozessvorgaben und deren Umsetzung spielen hier ebenso eine Rolle wie Effizienz. Ziel ist es, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und den Entscheidern im Unternehmen entsprechende Konzepte vorzulegen.

 

Grundprinzipien der internen Revision

 

Obwohl diese Kontrollinstanz eine elementar wichtige Rolle im Unternehmen darstellt, unterliegt auch die interne Revision bestimmten Richtlinien und Prinzipien. Folgende drei Grundprinzipien haben sich als allgemeingültig etabliert:

 

Wirtschaftlichkeit

 

Die interne Revision muss sich für das Unternehmen bezahlt machen und soll kein zusätzlicher Kostenfaktor sein. Das heißt, Umfang und Häufigkeit der Prüfungen müssen angemessen geplant sein. Nur wenn sich durch Optimierungsmaßnahmen ein signifikanter Nutzen für das Unternehmen ergibt, arbeitet die interne Revision wirtschaftlich und erbringt ihrerseits einen Mehrwert.

 

Dabei fließen in diese Rechnung nicht nur Kosteneinsparungen ein. Nein, auch ein abgewendeter Schaden lässt sich beziffern und nutzt dem Unternehmen möglicherweise erheblich.

 

Wesentlichkeit

 

Bevor eine Überprüfung stattfindet, prüfen die internen Revisoren die Bedeutung für das Unternehmen. Denn hat der Bereich keinen maßgeblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg oder birgt keine wesentlichen Risiken, ist ein Nutzen für das Unternehmen von vornherein auszuschließen.

 

Sorgfalt

 

Richtigerweise sind die internen Revisoren nicht weisungsbefugt und tragen keine Verantwortung im Unternehmen. Denn nur durch diese Trennung ist die Unabhängigkeit gewährleistet. Diese wiederum bildet die Grundlage für die gebotene Urteilsfreiheit.

 

Nichtsdestotrotz hat die interne Revision die Verpflichtung, ihre Aufgabe sorgfältig zu erfüllen und dabei insbesondere auf Vollständigkeit zu achten. Darüber hinaus befassen sich interne Revisoren im Bedarfsfall mit Sonderfallprüfungen.

 

Gesetzliche Notwendigkeit

 

Je nachdem, in welchem Wirtschaftszeit ein Unternehmen tätig ist, kann die interne Revision nicht nur nützlich sondern gesetzlich vorgeschrieben sein durch:

 

• Aktiengesetztes (AktG.) § 91 Absatz 2
• Kreditwesensgesetztes (KWG) § 25a Absatz 1
• Versicherungsaufsichtsgesetztes (VAG) § 30

 

Nutzen einer internen Revision für das Unternehmen

 

Unabhängig von gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllen interne Revisoren eine wichtige Aufgabe im Unternehmen. Denn allein die Tatsache, dass regelmäßige Überprüfungen stattfinden erhöht die Hemmschwelle für Fehlverhalten. Insbesondere kriminelle Handlungen können sich negativ auf die Reputation des Unternehmens auswirken. Auf der anderen Seite erhöht dieser Umstand die Effizienz, da Minderleistung jederzeit entdeckt werden kann.

 

Die interne Revision prüft fortlaufend die Einhaltung und auch die Qualität und Sinnhaftigkeit von Prozessen. Auf diese Weise kann das Unternehmen beispielsweise auf Veränderungen von außen schnell reagieren und Fehlentwicklungen vermeiden. Stattdessen kann das Unternehmen durch rechtzeitig eingeleitete Gegenmaßnahmen und Verbesserungen Ressourcen sinnvoll einsetzen und die Effizienz steigern.

 

Das obere Management ist zumeist von der Arbeitsebene und somit der Praxis weit entfernt. Die interne Revision liefert wichtige Einblicke und kann auf Basis dieses Hintergrundwissens unternehmerische Entscheidungen bewerten und beurteilen.

 

Schattenseiten der internen Revision

 

Obgleich die Vorteile einer solchen Kontrollinstanz unterm Strich überwiegen mögen, gibt es doch negative Aspekte.

 

Verfälschtes Bild durch angekündigte Audits

 

Je komplexer ein Prozess ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der geprüfte Bereich eine Vorwarnzeit hat. Das heißt, es ergibt sich hier die Gelegenheit, Vorgänge zu vertuschen oder geschönt darzustellen. Schließlich liegt es in der Natur des Menschen, bei Prüfungen möglichst gut abschneiden zu wollen.

 

Klima der Angst im Betrieb

 

Ständige drohende Kontrollen können Mitarbeiter hemmen und ihre Arbeitsleistung mindern. Somit führt die interne Revision nicht in jedem Fall zur Steigerung der Effizienz. Droht der Arbeitgeber zudem mit scharfen Konsequenzen kann sich dies empfindlich auf die Mitarbeitermotivation auswirken.

 

Abgrenzung zu Innenrevision und Compliance

 

Zwischen interner Revision, Compliance und Innenrevision gibt es Überschneidungen aber auch Unterschiede. Für gewöhnlich arbeiten diese Organe Hand in Hand.

 

Innenrevision

 

Dieser Begriff findet in der öffentlichen Verwaltung und öffentlichen Institutionen Anwendung. Darüber hinaus bilden sich vermehrt auch im öffentlichen Sektor interne Revisionsabteilungen heraus. Die Aufgabe der Innenrevision beschränkt sich zumeist auf die Überwachung innerhalb von öffentlichen Institutionen. Zumeist als Stabsstelle angegliedert untersteht sie der Verwaltungsleitung. Dabei ist es zudem Aufgabe der Innenrevision, die eigene Tätigkeit zu überprüfen.

 

Compliance

 

Der Begriff Compliance gewinnt in der Wirtschaft immer mehr an Bedeutung. Im Unterschied zur internen Revision beschäftigt sich die Compliance-Abteilung hauptsächlich mit der Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen. Folglich stehen die Unternehmensbereiche im Vordergrund, die besonderen Risiken ausgesetzt sind. Die Rolle im Verhältnis zur Unternehmensleitung ist mit der internen Revision vergleichbar.

 

Zudem befasst sich der Bereich Compliance gezielt mit Präventionsmaßnahmen und ist für die fortlaufende Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter verantwortlich. Gerade in sicherheitsrelevanten Bereichen und dem Großthema Datenschutz. Während die interne Revision hauptsächlich eine Kontrollfunktion wahrnimmt, steht eine gut organisierte Compliance auch als Ansprechpartner zur Verfügung. Das heißt, Mitarbeiter werden ausdrücklich aufgefordert sich im Zweifelsfall vorab über das korrekte Vorgehen zu informieren.

Anders ausgedrückt: Die Präventionsmaßnahmen und die kompetente Beratung nehmen im Bereich einen großen Raum ein. Das heißt auch, dass statt des Klimas der Angst hier ein Gefühl der Sicherheit vermittelt wird. Denn wer sich als Mitarbeiter proaktiv informiert, kommt seinen Pflichten in erhöhtem Maße nach und hat somit keine Sanktionen vom Unternehmen zu befürchten.