Was ist Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing stammt wie so viele moderne Wörter aus dem Englischen und ist ein Zusammenschluss der Begriffe „out“ und „(to) source„. Er bedeutet entsprechend, etwas von außen zu beziehen. Unter Outsourcing können Sie also die Auslagerung von Prozessen und Strukturen sowie in der Folge auch Arbeitsplätzen aus einem Betrieb verstehen. An die Stelle des eigentlichen Unternehmens treten Dienstleistungsunternehmen, die die Aufgaben übernehmen und dazu ihre eigene Belegschaft mit einbringen.

Es gibt zum einen das interne Outsourcing, bei dem Aufgaben ausgegliedert werden, beispielsweise in eine andere Abteilung oder eine Tochtergesellschaft. Zum anderen existiert das externe Outsourcing, bei dem Aufgaben oder Prozesse ausgelagert werden. Bezüglich Letzterem ist ein typisches Feld das Offshoring, sprich: die Verlagerung von Prozessen ins Ausland, oft auch in Niedriglohnländer. Ziel beim Outsourcing ist es, vor allem auf lange Sicht Kosten einzusparen und die Wertschöpfungskette sowie die Leistungstiefe zu verkürzen.

Seinen Beginn hatte das Outsourcing – wie wir es heute kennen – in den 1960er Jahren. Damals begannen in den USA die ersten Unternehmen damit, einfache Aufgaben an Zulieferer und Drittunternehmen zu delegieren. Tatsächlich aber kann man die Geburtsstunde auf das 19. Jahrhundert zurückdatieren. Damals trat die Industrialisierung ihren Siegeszug an und die Arbeitsteilung nach Adam Smith wurde etabliert. In der Bundesrepublik sollte es noch bis in die 1990er Jahre dauern, ehe auch dort immer mehr Unternehmen vom Outsourcing Gebrauch machten.

Ein beliebtes Feld für Outsourcing ist der Kundenservice. Man spricht in diesem Fall von Out-Servicing. Zum Beispiel übernehmen Call-Center die kommunikativen Aufgaben, indem sie erster Ansprechpartner für den Kunden sind. Oder sie führen Aufgaben wie etwa die Rückgewinnung von Kunden aus. Ebenfalls zum Out-Servicing gehören Dienstleister, die im Auftrag der Hersteller Reparaturen durchführen.

Auch verbreitet ist das sogenannte Outtasking. Der Begriff „Task“ deutet an, dass es sich hierbei um einzelne Aufgabenbereiche handelt. Diese Form wird gerne Im IT-Bereich genommen, beispielsweise für den Aufbau und die Pflege einer Homepage, beziehungsweise eines Webshops. Ebenfalls fallen einfache Dinge wie Dateneingabe oder Internet-Recherche, aber auch komplexere – wie etwas Software-Entwicklung – darunter.

Das Comprehensive Outsourcing – auch Complete Outsourcing genannt – zeichnet sich dadurch aus, dass eine komplette Abteilung aus einem Unternehmen ausgelagert wird. Nicht unüblich bei dieser Art des Outsourcing ist es, Verträge über einen längeren Zeitraum abzuschließen. Beispiel hierfür ist die Abgabe der gesamten IT-Abteilung an einen externen Dienstleister. Wobei in diesem Fall nicht nur die Anlagen, sondern auch der überwiegende Teil der Belegschaft zum Drittunternehmen wechselt.

Werden ganze Geschäftsprozesse an Fremdunternehmen abgegeben, spricht man von Business Process Outsourcing (BPO). Nimmt man beispielsweise den Einkauf, so ist der Dienstleister neben der Beschaffung der Ware auch für die Preisverhandlungen zuständig. Die komplexere Variante des BPO ist das Knowledge Process Outsourcing, entsprechend verfügen die Mitarbeiter des Dienstleisters auch über eine höhere Qualifikation. Ein typisches Beispiel dafür ist die Marktforschung, bei der das Drittunternehmen die Studien erstellt, auswertet und Handlungsempfehlungen ausspricht.

Beim oben bereits beschriebenen Offshoring gibt es eine Unterteilung in Near– und Farshoring. Mit ersterem Begriff sind hauptsächlich die direkten Nachbarstaaten und an diese grenzende Länder gemeint – also zum Beispiel osteuropäische Länder für mitteleuropäische Unternehmen. Letzterer Begriff hingegen bezeichnet weiter entfernte Länder – wie etwa aus deutscher Sicht Staaten in Afrika, Asien und Amerika.

Der Gegenpol zum Offshoring ist das Onshoring und meint die Auslagerung von Prozessen oder Dienstleistungen im Inland. In der Praxis befinden sich die Drittunternehmen nicht nur im selben Land, sondern sogar im selben Ort, nicht selten als direkter Nachbar. Vor allem in der Automobilindustrie ist das gang und gäbe; hier wird dann auch gleich noch das kostensparende Just-in-Time-Prinzip angewandt.

Das Outsourcing erlaubt es einem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und sich somit seinem eigentlichen Geschäftsfeld zu widmen. Für einzelne Aufgaben, die unternehmensfremd sind, können Drittunternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, genommen werden. Durch den weggefallenen Bereich werden auch die Führungskräfte entlastet, was zur Reduktion von Komplexität beiträgt.

Gerade bei Produkten, die aus vielen komplexen Einzelteilen bestehen, kann es sinnvoll sein, einige davon fremdfertigen zu lassen. Vor allem im technischen Bereich gibt es Dienstleister, die sich auf die Fertigung besonderer Teile spezialisiert haben. Das heißt, hier sind Wissen und Erfahrung beim Dienstleister schon vorhanden und müssen sich nicht mehr angeeignet werden. Dadurch sind die Forschungs- und Entwicklungskosten geringer, was sich wiederum positiv auf die Kosten dieser Teile und somit auf die Gesamtkosten auswirkt.

Ebenfalls kann ein Fremdunternehmen, das sich auf bestimmte Produkte spezialisiert hat und viele Kunden damit beliefert, in höheren Stückzahlen produzieren. Entsprechend sind die Kosten geringer, als wenn das eigentliche Unternehmen diese Produkte selber hergestellt hätte. Ein weiterer Vorteil ist, dass dieses Fremdunternehmen aufgrund seiner Spezialisierung auch in besserer Qualität fertigen kann.

Auslagerung spart auch bei Aufgaben, die nur unregelmäßig und sporadisch anfallen, wie etwa die Steuererklärung. Apropos Steuererklärung: Solche eine zwar notwendige, aber auch zeitraubende und keinen Umsatz einbringende Tätigkeit macht vor allem vielen (Solo-)Selbständigen zu schaffen. Somit ist dies ein gutes Beispiel dafür, dass es es selbst für Sie interessant sein kann, Outsourcing in Erwägung zu ziehen.

Outsourcing ermöglicht eine gewisse Flexibilität. So kann beispielsweise der Mangel an benötigtem Wissen, beziehungsweise Facharbeitern ein Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Wenn sich entsprechend auf eine Stellenausschreibung keine qualifizierten Personen bewerben, müsste man das eigene Personal schulen. Dies wäre nicht nur kosten- sondern auch zeitintensiv, von daher ist der Rückgriff auf ein Drittunternehmen hier die bessere Lösung.

Des Weiteren lassen sich mit Outsoucing bislang nicht sichtbare Kosten offenlegen, was wiederum für mehr Transparenz sorgt. Ein weiterer Grund für eine Auslagerung stellen im Inland begrenzte Wachstumsmöglichkeiten dar. In diesem Fall macht es mehr Sinn, direkt vor Ort zu produzieren, wenn das Unternehmen expandieren möchte.

Auch aus trivialen Gründen oder aus der Not heraus greifen Unternehmen auf das Outsourcing zurück. Nicht vorhandene Räumlichkeiten für ein neues Projekt sind beispielsweise ein weiterer Grund für Unternehmen, Aufgaben abzugeben. So kann man mit dem Outsourcing erst einmal risikolos testen, ob sich das Projekt rentiert. Tut es das nicht, verlängert man einfach den Vertrag nicht – und das Unternehmen hatte sich eine räumliche Expansion erspart.

Neben den Vorteilen gibt es allerdings auch Nachteile, die das Outsourcing mit sich bringen kann. Eine der größten Gefahren ist der Wegfall von Wissen, unter Umständen auch von solchem, das man über Jahre aufgebaut hat. Hinzu kommt, dass die darauf spezialisierten Mitarbeiter sich in diesem Bereich dann auch nicht mehr weiterbilden. Würde das Unternehmen irgendwann die ausgelagerte Aufgabe wieder selber übernehmen, sähe es sich mit einer klaffenden Wissenslücke konfrontiert.

Diese Wissenslücke würde es unter Umständen sogar unmöglich machen, diesen Bereich wieder selber zu übernehmen. In so einem Fall – und das ist der nächste Nachteil – hat sich das Unternehmen also vom Fremdunternehmen abhängig gemacht. Diesen strategischen Nachteil wiederum kann das Fremdunternehmen nutzen, um entsprechend seine Preise zu erhöhen. Apropos Abhängigkeit: Gerade bei sensiblen Dingen, wie etwa Datenschutz, muss das Unternehmen darauf hoffen, dass der externe Dienstleister damit entsprechend sorgsam umgeht.

Auch langfristige Verträge sind eine Form der Abhängigkeit, die als nachteilig einzustufen ist. Denn damit einher geht eine verringerte Flexibilität. Sollte zwischenzeitlich ein anderer Anbieter auf den Markt gekommen sein, der noch günstiger produziert, kann man auf diesen erst einmal nicht zurückgreifen.

Wie bei jedem Verhältnis basiert auch das zwischen einem Unternehmen und seinen Angestellten auf Vertrauen. Werden nun bestimmte Tätigkeiten ausgelagert, so geht damit auch ein gewisser Vertrauensverlust einher. Wenn diese Mitarbeiter dann anderen Tätigkeiten nachgehen müssen, besteht die Gefahr, dass sie diese nicht mögen und entsprechend weniger motiviert sind.

Oftmals sehen Entscheider das Outsourcing als Allheilmittel an. Doch auch Outsourcing ist mit Risiken verbunden, wie wir Ihnen im vorigen Abschnitt bereits dargelegt haben. Ein typischer Fehler ist zum Beispiel, dass die Entscheider in einer Firma überstürzt handeln und die Aufgaben unvorbereitet auslagern. Dies kann dann etwa dazu führen, dass die Effektivität leidet, weil es durch unklare Aufgabenverteilung zu Verzögerungen kommt.

Ein weiterer Fehler ist beispielsweise eine zu geringe Kostenersparnis, hervorgerufen durch eine nachlässige Kalkulation. Erst ab 20 Prozent – und das ist das absolute Minimum – lohnt sich eine Auslagerung von Aufgaben finanziell. Ebenfalls ein häufig gemachter Fehler ist es, zu viele Aufgaben abzugeben. Das kann dazu führen, dass plötzlich der externe Dienstleister der dominante Part in der Beziehung ist.

Kulturelle Unterschiede zwischen dem Unternehmen und seinem Dienstleister sind ein weiterer Punkt, dessen Nichtberücksichtigung schwerwiegende Folgen haben kann. Denn wenn aufgrund dieser Differenzen Missverständnisse entstehen, sind nicht selten erhöhte Kosten die Folge. Daher muss sichergestellt sein, dass die Kommunikation einwandfrei klappt. Auch Zeitverschiebungen können ein Problem darstellen, nämlich dann, wenn dadurch beide Betriebe nie zeitgleich arbeiten.

Eine unzureichende Kontrolle des Partnerbetriebes führt nicht selten dazu, dass sich zum Beispiel die Qualität der Waren verschlechtert. Auch die Arbeitsbedingungen für die Angestellten können sich bei ausbleibender oder zu lascher Kontrolle zum Negativen verändern. Neben ethischen Gesichtspunkten kann sich dies auch negativ auf die eigene Reputation auswirken, wenn es durch die Presse publik wird.

Die Gründe für ein Unternehmen, Outsourcing zu betreiben, sind vielfältig. Entgegen des weit verbreiteten Vorurteils geht es dabei nicht immer nur um Kosteneinsparungen. So kann auch die Verbesserung von Produkten ein Grund sein, gewisse Prozesse auszulagern. Flexibilität ist ein weiteres, oft genanntes Argument, bestimmte Aufgaben abzugeben.

Unternehmen sind jedoch gut beraten, eine Auslagerung vorher ausreichend zu planen, damit es keine negativen Überraschungen gibt. Dazu gehört auch, neben den Vorteilen die Nachteile genau unter die Lupe zu nehmen und die Risiken nicht zu unterschätzen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Ausgaben die Einsparungen übersteigen. Nicht wenige Unternehmen haben aus diesem Grunde den Schritt zum Insourcing vollzogen – sprich: die Aufgaben wieder zurückgeholt.