Effizienz vs. Effektivität

13 Nov Effizienz vs. Effektivität

Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt fallen häufig Sätze wie: „Wir haben absolut effektiv gearbeitet und unser Ziel hervorragend mit den zur Verfügung stehenden Mitteln erreicht!“ Beschreibt diese Aussage Effektivität, handelt es sich eher um Effizienz oder beides? Viele nutzen beide Begriffe als Synonym und meinen damit das Gleiche, jedoch handelt es sich dabei um zwei unterschiedliche Dinge.

Was bedeutet Effizienz?

Stellen Sie sich folgende Alltagsszene vor: Sie möchten den Küchentisch säubern und sammeln Krümel für Krümel mit der Hand auf. Nach einiger Zeit ist das Ziel erreicht und der Tisch ist von Krümeln befreit. Diese Handlung umschreibt eine effektive Arbeitsweise, denn Sie haben den gewünschten Effekt erzielt, der Tisch ist sauber. Hätten Sie sich für ein effizientes Handeln entschieden, dann wäre der Griff zum Wischlappen die optimale Lösung gewesen.

Effizienz bedeutet, ein Ziel mit einem möglichst geringen Einsatz von Ressourcen zu erreichen. Hierbei sollen optimale Strategien für den gewünschten Erfolg sorgen. Es geht um die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel und die Leitfrage „WIE muss ich vorgehen, um auf optimalem Weg ans Ziel zu gelangen?“ Die Effizienz stellt das Maß für die Wirtschaftlichkeit dar, da Aufwand und Ertrag im Zusammenhang stehen. Dabei suchen Handelnde im Allgemeinen nach dem optimalen Aufwand-Nutzen-Verhältnis.

Was bedeutet Effektivität?

Folgendes Beispiel zeigt recht deutlich, was effektives Handeln beinhaltet: Der Keller ist vollgelaufen mit Wasser und Sie möchten den Raum vom Wasser befreien. Zur Verfügung stehen Ihnen ein kleiner Becher sowie ein Eimer. Jedes Hilfsmittel führt zum Erfolg, denn das Wasser lässt sich mit dem Becher oder auch mit dem Eimer herausbefördern. Somit ist der gewünschte Effekt eingetreten.

Die Effektivität ist ein wichtiges Kriterium, das Unternehmen bei der richtigen Entscheidungsfindung hilft. Die Strategien oder Ziele müssen nützlich sein, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Die Effektivität gibt Antworten auf die Frage, ob sich Ziele und Strategien überhaupt für das Erreichen eines bestimmten Zieles eignen.

Man betrachtet also das anvisierte Ziel in Bezug zum tatsächlichen Ziel. Der dafür notwendige Aufwand findet erstmal keine Berücksichtigung. Um ein Unternehmen wirtschaftlich zum Erfolg führen zu können, bedarf es an erster Stelle der Definition der Ziele.

Effizienz vs. Effektivität

Der US-Ökonom Peter Drucker beschreibt den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität sehr treffend und einprägsam:
„Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Effektives Handeln bedeutet, die richtigen Dinge zu tun.“

Im privaten und im unternehmerischen Handeln ist es wichtig, zunächst die Effektivität zu gewährleisten, bevor man sich der Effizienz widmet. Falsche Maßnahmen effizient zu gestalten, führen am Ende nicht zum gesetzten Ziel. Man hat dann zwar effizient gehandelt und möglichst wenig Ressourcen eingesetzt, dabei aber die falschen Strategien genutzt. Das führt zudem zur Verschwendung von Ressourcen.

Die ideale Herangehensweise ist, effektiv und effizient zu agieren. Die Reihenfolge hat dabei eine große Bedeutung: Zuerst benötigen Sie eine effektive Strategie, um sich danach mit der Effizienz zu befassen. Folgende Fragen können dabei unterstützen: Führt diese Strategie zum Gesamtziel? Sind die festgelegten Ziele geeignet, das Unternehmen/das Leben erfolgreich zu gestalten?

Danach sind effiziente Handlungsweisen gefragt, denn die Optimierung des Handelns steht im Vordergrund. Somit versuchen die Verantwortlichen, Maßnahmen optimal zu entwickeln, sodass das Ziel möglichst schnell und mit geringem Aufwand zu erreichen ist. Bei der Effizienz stehen die folgenden Fragen im Raum: Können die Ziele durch diese Maßnahmen mit geringstem Aufwand erreicht werden? Erfolgt eine optimale Umsetzung von Strategien oder bedarf es Änderungen zur Verbesserung?

Die Lebensfrage

Es gibt perfekt organisierte Menschen, die rennen durch ihren Alltag, sind beruflich erfolgreich und arbeiten ihre Todo-Listen ab. Abends fallen Sie unglücklich und erschöpft ins Bett und haben das Gefühl, nichts wirklich Wichtiges bewerkstelligt zu haben. Diese Lebensweise ist zwar durchaus effizient, da die Person zum Beispiel optimal ihre Zeit einplant. Jedoch ist das für ein glückliches, zufriedenes Leben keinesfalls effektiv. Optimale Handlungsweisen bringen nichts, wenn der Mensch sein Ziel nicht kennt oder ein unpassendes Ziel verfolgt.

Möchten Menschen etwas im Leben verändern, dann ist es notwendig, (neue) Ziele zu finden und festzulegen. Effektiv wäre beispielsweise, die eigenen Bedürfnisse, Wünsche und Werte zu finden. Es folgt eine Ausrichtung zum neuen Ziel (zum Beispiel mehr Zeit mit der Familie verbringen) und daraus leiten sich effiziente Aktivitäten ab (in Teilzeit arbeiten). So führt der Einsatz von Effektivität und Effizienz zum gewünschten (Lebens-)Erfolg.

Der Erfolg im Unternehmen

Im beruflichen Handeln sollten regelmäßige Überprüfungen der Effektivität erfolgen, bevor sich die Verantwortlichen infolgedessen der Effizienz widmen. Ein effektives Arbeiten findet statt, wenn mit den Maßnahmen ein angestrebtes Ziel zu erreichen ist. Die Handlungen sind hingegen effizient, wenn ein Ziel mit einem möglichst geringen Aufwand erreicht wird.

Effektivität stellt eine Leitlinie für langfristig unternehmerisches Handeln dar. Sie misst, ob die Tätigkeiten generell geeignet sind, um ein bestimmtes Gesamtziel zu erreichen. Ein effektives sowie effizientes Arbeiten führt das Unternehmen dauerhaft zum Erfolg.

Methoden für effektives Arbeiten

Es muss Zielklarheit bestehen und dabei hilft die S.M.A.R.T.-Methode. Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, erreichbar und terminiert sein. Eine andere Möglichkeit ist das Anwenden der ABC-Methode. Bei dieser Methode sind Ziele und Aufgaben nach Prioritäten geordnet und die Handlungen ergeben sich aus der Reihenfolge der Prioritäten. Bei der Getting-Things-Done-Methode erfassen die Handelnden alle Aufgaben und Ziele in Listen, erledigen diese systematisch oder delegieren sie an andere.

Methoden für effizientes Arbeiten

Mithilfe von Zeitmanagement-Methoden teilen sich anstehende Aufgaben passend auf. Beispielsweise besteht die Möglichkeit des Arbeitens in festen Zeitblöcken: 30 Minuten konzentriert eine Aufgabe erledigen und danach 5 Minuten Pause einplanen. Eine weitere effiziente Methode ist es, eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Dann erfolgt die Festlegung der Dauer, die für jede Aufgabe notwendig ist (inklusive Pufferzeit). So kann man feststellen, wie viele Aufgaben realistisch an einem Tag zu schaffen sind.

Fazit

Effektivität und Effizienz stehen nicht immer im Zusammenhang. Man kann effektiv Handeln, ohne effizient zu sein sowie umgekehrt. Im Idealfall bringen effektive sowie effiziente Handlungsweisen die gewünschten Erfolge, denn Sie verfolgen so Ihre Ziele auf die richtige Art und Weise .