Die Betriebswirtschaftliche Auswertung und Ihre Bedeutung

11 Nov Die Betriebswirtschaftliche Auswertung und Ihre Bedeutung

Die Betriebswirtschaftliche Auswertungen (kurz: BWA) sind ein wichtiges Controlling- und Berichtsinstrument insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen mit Buchhaltungspflicht. Es baut auf den Unternehmensdaten der Finanzbuchhaltung auf, bei der sämtliche Geschäftsvorfälle verbucht und berücksichtigt werden. Hier werden die Ertragslage des Unternehmens sowie betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Kosten und Erlöse abgebildet und sind für den Leser auf einen Blick ersichtlich.

Speziell für Existenzgründer, Einzelunternehmen und beispielsweise Handwerksbetriebe ist die BWA ein wichtiges Tool zur einfachen Erfassung von Aufwendungen, Erträgen und Umsatzerlösen. Wichtige Informationen, die für Unternehmen hinsichtlich der Kosten- und Erlössituation unterjährig wichtig sind, werden abgebildet.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung – ein Überblick:

• Hier handelt es sich um ein hilfreiches und aussagekräftiges Planungs– und Steuerungstool für Unternehmer
• Sie enthält keine Bilanzzahlen, ist also nicht vergleichbar mit dem Jahresabschluss und auch nicht als Ersatz für diesen zu sehen
• Sie ist unkommentiert (im Gegensatz zu einem anderen Berichtsdokument wie z. B. dem Geschäftsbericht)
• Sie wird idealerweise monatlich erstellt – bei Kleinstunternehmen ist auch eine quartalsweise Erstellung möglich und sinnvoll, wenn es nicht viele Geschäftsvorfälle gibt
• Es gibt keine rechtliche Verpflichtung zur Erstellung, dennoch findet sie in zahlreichen Unternehmen Anwendung
• Sie liefert unterjährig einen aktuellen Überblick über die Aufwands- und Ertragssituation eines Unternehmens im Gegensatz zur Bilanz
• Sie ist für Banken (Kreditgeber), Investoren und Lieferanten von großem Interesse

Damit spiegelt sie grundsätzlich die gesamte finanzielle Lage eines Unternehmens auf einen Blick wider.

Die Historie – wie entstand diese Art der Auswertung eigentlich?

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung wurde vom deutschen Dienstleistungsunternehmen DATEV im Jahre 1969, drei Jahre nach der Firmengründung, auf den Markt gebracht. DATEV entwickelte die gleichnamige Buchhaltungssoftware für Steuerberater und ist damit noch heute marktführend.

DATEV kreierte diese Methode als Reporting-System zur Ertragslage hauptsächlich für kleine und mittelständische Unternehmen ohne umfangreiche Buchhaltung- und Controllingabteilung und vertreibt noch heute mit der Version „Standard-BWA Nr. 1″ die am häufigsten verwendete Version.

Inzwischen ist DATEV zu einem der führenden Anbieter geworden und hat die Erstversion der Standard-BWA ausgebaut und im Laufe der Jahre vielfältiger geschaffen. Dazu werden auch diverse branchenbezogene betriebswirtschaftliche Auswertungen angeboten.

Bedeutung und Leistungen

Die Bedeutung dieser Form der Auswertung in den Unternehmen ist groß. Allein in den relevanten Branchen (z. B. bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern) werden monatlich mehr als 2,5 Millionen Auflistungen dieser Art erstellt und gedruckt. Die Aussagekraft für Unternehmungen, die Finanzverwaltung und für Banken (z. B. als aussagekräftiges Werkzeug bei der Kreditvergabe) ist folglich hoch. Kreditinstitute nutzen diese Betriebswirtschaftliche Auflistung ebenso häufig als Basisinformation für die Beurteilung der Bonität des jeweiligen Unternehmens.

Die Anforderungen an die Aussage- und Auswertungskraft dieser Art der Auflistung sind in den letzten Jahren stark angestiegen, um auf einen Blick beispielsweise aussagekräftige Zahlen und einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen.

Anders als beispielsweise beim Geschäftsbericht werden die einzelnen Positionen nicht kommentiert. Somit sind aussagekräftige Zahlen speziell für die Geschäftsführung bzw. die Investoren eines Unternehmens wichtig, um ein gutes Bild über die aktuelle Ertragslage sowie die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Sie kann außerdem als Steuerungsinstrument für die mittelfristige Unternehmensplanung dienen.

Diese Methode ist nicht als eine reine Kontenabfrage zu sehen, sondern liefert eine deutliche betriebswirtschaftliche Aussage mit einem guten Überblick über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Die benötigten Daten stellt die Finanzbuchhaltung aufgrund der laufenden Geschäftsvorfälle zur Verfügung. Doch Vorsicht: Diese Auflistung sagt nichts über die tagesaktuelle Liquidität der Firma aus, hier dient die Summen- und Saldenliste für einen besseren und aktuellen Überblick.

Inhalte mit hoher Aussagekraft

Die BWA liefert eine Menge wichtiger Kennzahlen

Auf wenigen Seiten finden Sie alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens in der Betriebswirtschaftlichen Auflistung zusammengefasst. Sie orientiert sich an der Gewinn- und Verlustrechnung, die beispielsweise auch im Jahresabschluss ausgewiesen wird. Inzwischen gibt es zahlreiche Formen, beispielsweise für Ärzte, die Einnahmen-Ausgaben-BWA und noch viele andere, den verschiedenen Zielgruppen angepasste Versionen. Am häufigsten wird die Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung angewendet.

Sie ist üblicherweise wie folgt in Teilbereiche mit den zugehörigen Unterpositionen aufgebaut:

1. Kosten und deren Unterpositionen

Personalkosten
Raumkosten/Mieten
Betriebliche Steuern
Versicherungen/Beiträge/Mitgliedsbeiträge
Kfz-Kosten
Werbekosten/Reisekosten
Warenkosten
Abschreibungen
Reparaturen
Sonstige Kosten
= GESAMTKOSTEN

2. Erträge und deren Unterpositionen

Umsatzerlöse
+ Bestandsveränderungen
+ Aktivierte Eigenleistung
= GESAMTLEISTUNG

– Material- und Wareneinsatz
= Rohertrag
+ Sonstige betriebl. Erlöse

= BETRIEBLICHER ROHERTRAG

3. EBIT

Subtrahieren Sie nun die Kosten von den Erlösen, erhalten Sie den EBIT (das Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern). Verrechnet man dieses Ergebnis noch mit Zinsaufwand und Zinserträgen, bekommen Sie das neutrale Ergebnis. Diese Summe des neutralen Ergebnisses wird vom Betriebsergebnis abgezogen und die Endsumme ist das Ergebnis vor Steuern.

4. ERGEBNIS

Um anschließend auf das vorläufige Betriebsergebnis zu kommen, sollten Sie noch die Steuern von Einkommen und Ertrag vom Ergebnis vor Steuern subtrahieren. Die Summe dessen ergibt Ihr vorläufiges Ergebnis. In Ihrer Auflistung können Sie beispielsweise für den direkten Vergleich noch die Vorjahreszahlen einblenden bzw. eine zusätzliche Spalte „Differenz zum Vorjahr in %“.

Außerdem sollte Ihre Auflistung noch weitere Spalten enthalten, idealerweise die Zahlen für den Berichtszeitraum (z. B. Monat März). Der Berichtszeitraum umfasst entweder einen Monat oder ein ganzes Quartal, dies können Sie individuell festlegen.

Eine weitere Spalte beinhaltet die Zahl für den Vergleichszeitraum, in diesem Fall für den Monat März des Vorjahres oder das entsprechende Quartal des Vorjahres.

Eine weitere wichtige Zahl ist in einer weiteren Spalte zu finden – die Veränderung in % im Vergleich zum Vorjahr.

Mit diesen Vergleichszahlen und Abweichungen sehen Sie also die Entwicklung Ihres Unternehmens (z. B. Kostenstruktur, Ertragslage etc.) und können eventuelle Maßnahmen daraus ableiten. Niemand kennt Ihr Unternehmen so gut wie Sie selbst – konjunkturelle Schwankungen, einmalige und größere Anschaffungen usw. können Sie darlegen und argumentieren. Da die Auflistung ohne Kommentare auskommt, ist sie jedoch für einen Außenstehenden, wie beispielsweise einen Investor oder Kreditgeber, meist etwas erklärungsbedürftig. Hier sind Sie gefordert.

Was liefert diese Auflistung nicht standardmäßig?

Die kurzfristige Erfolgsrechnung liefert zahlreiche Daten, nicht jedoch nachfolgende – für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung wichtige – Informationen:

• Informationen zum Liquiditätsstand und dessen Entwicklung (Darlehen, Kontokorrentkredite und die Entwicklung des Eigenkapitals)
• die Prognosedaten zum voraussichtlichen Gewinn/Verlust und zur Zahlungsfähigkeit des Unternehmens
• die Bereichsergebnisse (z. B. Ergebnisse der Profitcenter sowie Informationen zu unrentablen und rentablen Geschäftsfeldern)

Sind diese Informationen gewünscht, sollten Sie ausschließlich die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung zu Rate ziehen. Hier sind Vorschau- und Profitcenterberichte und auch Kennzahlen, die das Finanzcontrolling ermitteln kann, deutlich aussagekräftiger und verwertbarer.

Fazit zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Diese Auswertungsart bietet eine hochwertige Informationsquelle, indem sie folglich wichtige Daten über die wirtschaftliche Lage des jeweiligen Unternehmens und dessen Leistungsfähigkeit liefert.

Allerdings sollte diese Auflistung auch als solche genutzt werden. In der Realität bekommen viele Unternehmer diese Auflistung einmal monatlich durch ihre Buchführungsabteilung oder ihren Steuerberater, allerdings ohne sie im Detail zu lesen und Maßnahmen abzuleiten. Damit entgeht ihnen eine wichtige Informationsquelle – schade!

Wer die Betriebswirtschaftliche Auswertung ausführlich liest und interpretieren kann, hat ein sehr gutes Planungsinstrument an der Hand, um beispielsweise im eigenen Unternehmen eventuelle Schwachstellen zu erkennen, die Leistungsfähigkeit zu bewerten und geeignete Maßnahmen abzuleiten und diese umzusetzen. In den darauf folgenden Monaten kann deren Wirksamkeit bewertet werden und entscheidend zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Fazit: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung unbedingt regelmäßig nutzen und infolgedessen aus den Erkenntnissen Maßnahmen für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb ableiten!