Rücklagen: Was Sie darüber wissen sollten

Wenn Sie ein eigenes Unternehmen gründen möchten oder in der Buchhaltung arbeiten, ist der Begriff Rücklagen wichtig. Vorab: Zurückgelegte Mittel sind nicht dasselbe wie die Rückstellung. Es handelt sich hier um zwei verschiedenen Positionen, welche beide zur Bilanz gehören. Als aktive Variante ist Erspartes des Unternehmens relevant hinsichtlich der Anrechenbarkeit in der Bilanz.

Rücklagen als finanzielle Eigenmittel

Wenn es um die Erstellung einer Bilanz im Unternehmen geht, meinen die Rücklagen die Eigenmittel des Unternehmers bzw. des Unternehmens. In der Regel sind sie im offiziellen Kapital des Unternehmens gebunden und klar bezifferbar. In manchen Branchen sieht das Gesetz ausdrücklich vor, dass sie angelegt werden.

Manchmal legen internen Regeln zudem fest, wie hoch der angesparte Betrag sein muss. Der unternehmerische Notgroschen wird in aktive und passive Posten eingeteilt. Der aktive Anteil ist steuerpflichtig. Damit sind die Ersparnisse durchaus relevant bei der Steuererklärung.

Die sogenannten offenen Rücklagen gehören zum Eigenkapital. Kommt es zu unvorhersehbaren Ausgaben, dienen die Ersparnisse zu deren Begleichung. Generell wird die Liquidität des Unternehmens verbessert, weil Ausgaben kein Problem mehr darstellen, sofern Erspartes da ist.

In diesen Fällen ist Erspartes unverzichtbar

Besonders häufig spielen Rücklagen eine Rolle, wenn ein Partner oder Kunde nicht rechtzeitig zahlt. In diesem Fall kann der Verlust durch zurückgelegtes Geld ausgeglichen werden. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig und muss keine Kredite aufnehmen.

Die finanzielle Sicherheit eines Unternehmens wird gewahrt, wenn das zurückgelegte Geld jederzeit zugänglich ist. Es dient als Sicherheitsmaßnahme, von der alle Beteiligten profitieren. Rückstellungen dienen wiederum zum Ausgleich eventueller Außenstände.

Rücklagen versus Rückstellung: Was ist der Unterschied?

Beide Posten stammen aus unterschiedliche Quellen. Unternehmerische Ersparnisse dienen eher der Vorbeugung, während Rückstellungen tatsächlich zum Einsatz kommen. Zahlungsausfälle gibt es in den meisten Unternehmen hin und wieder. Genau deshalb gehört die Rückstellung quasi zu den Standard-Methoden, um handlungsfähig zu bleiben.

Die Rückstellung in der Bilanz zählt klar als Aufwand. Deshalb kann sich der Gewinn in einem Jahr beträchtlich verändern, je nach dessen Höhe. Große Unternehmen neigen dazu, eine recht hohe Rückstellung einzukalkulieren. Sie möchten vorhersehbare Aufwände in jedem Fall daraus stemmen können.

Es kommt vor, dass die Rückstellung zur Deckung der Kosten eines vergangene Kalenderjahres dient. Hier handelt es sich um eine gängige Praxis. Das geht natürlich erst, wenn der Betrag offiziell bekannt ist. Sofern Unternehmen das Geld nicht benötigen, kommt es zur Auflösung der Rückstellung.

Die signifikanten Merkmale

Die Rückstellung kommt meistens aus fremdem Kapital. Zudem wird sie sofort verbucht. Die Zahlung kann dennoch erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Sie dient ausdrücklich und ausschließlich einem bestimmten Zweck.

Die Rücklagen bilden sich wiederum aus dem Kapitel des Unternehmens selbst. Sie wirken sich nicht auf den Erfolg des Unternehmens aus. Generell gelten sie als frei von einem bestimmten Zweck und müssen sich nicht an Verbindlichkeiten ausrichten.

Die Bedeutung in der Buchhaltung

Gerade im Bereich der Buchhaltung ist es enorm wichtig, dass die Begriffe klar getrennt behandelt werden. Ansonsten kann es passieren, dass die Bilanz am Ende des Jahres nicht stimmt. Das verfälscht unter anderem den Gewinn. Auch steuerrechtliche Folgen sind vorprogrammiert.

Die beiden Begriffe dürfen auf keinen Fall im gleichen Kontext verwendet werden. Kommt es zu Verwechslung, ist Chaos vorprogrammiert. Gerade die Rücklagen sind nicht besonders relevant im Hinblick auf das Thema Steuern. Sie verringern nicht die Gewinne. Das bedeutet auch, dass sowohl die Gewerbesteuer als auch die Höhe der Umsatzsteuer nicht davon berührt werden.

Rückstellungen liegen meist als Kredit oder als Darlehen vor. Sie diesen zum Ausgleich von Verbindlichkeiten. Aus diesem Grund haben sie durchaus einen Einfluss auf die Bilanz. Das sorgt natürlich dafür, dass die Rücklagen im Hinblick auf die steuerliche Anrechnung durchaus relevant sind.

Die gute Nachricht: Rückstellungen wirken sich positiv auf die Steuern aus. Unternehmen zahlen weniger Steuern bei höheren Rückstellungen. Schließlich wird der Gewinn geschmälert.

Das Fazit

Merken sollten Sie sich, dass die Rücklagen und die Rückstellungen in der Buchhaltung klar unterschieden werden müssen. Es handelt sich immer um Kapital, welches genutzt werden kann. Nur im Hinblick auf die Steuern gibt es große Unterschiede. Diese zu kennen, ist wichtig, um korrekte Steuererklärungen zu erstellen und den Gewinn zu berechnen.