Was ist ein Datenraum?

Was ist ein Datenraum?

Was ist ein Datenraum?

Ein Datenraum ist ein gesicherter Ort, an dem vertrauliche Dokumente aufbewahrt und für den Zugriff durch einen bestimmten Personenkreis bereitgehalten werden. Der Datenraum kann als physischer Raum in einem Unternehmen oder eine Anwaltskanzlei oder als virtueller Datenraum in einer Cloud eingerichtet werden.

Nutzung eines Datenraums durch Unternehmen

Ein Datenraum wird oft als Due-Diligence-Datenraum bezeichnet. Der herkömmliche Datenraum ist ein physischer Ort, der vom Verkäufer eines Unternehmens eingerichtet wird. Hier bewahren Im virtuellen Datenraum werden streng vertrauliche Unternehmensdaten gesichert.die Verantwortlichen wichtige Dokumente auf, die während einer M- & A-Transaktion benötigt werden und stellen sie bei Bedarf bereit. Die Aufbewahrung an einem zentralen Ort erlaubt eine ständige Überwachung, um den Zugang nur befugten Personen zu gestatten. Bei Fusionen und Übernahmen werden Datenräume normalerweise in den Geschäftsräumen des Verkäufers, in einer Anwaltskanzlei oder einer Bank eingerichtet. Im Datenraum wird den Kaufinteressenten, Prüfern und Anwälten unter anderem der Zugriff auf Dokumente zur Unternehmensstruktur, die Eigentumsverhältnisse oder wesentliche Vermögenswerte des Unternehmens gegeben. Darüber hinaus ermöglicht der Datenraum Einsicht auf Dokumente zu Mitarbeitern und Angaben zur Führungsstruktur, Verträgen und vielen weiteren oft vertraulichen Dokumenten.

Physische Datenräume bieten für ein Unternehmen den Vorteil der einfachen Zugangskontrolle. Die Bereitstellung vertraulicher Dokumente in einem physischen Datenraum ist jedoch mit einer Reihe von Einschränkungen sowohl für den Verkäufer wie auch für Kaufinteressenten verbunden. Der Verkäufer hat beispielsweise keinen Einblick, welche Dokumente eingesehen wurden. Zudem ist es nur mit einem hohen zeitlichen Aufwand möglich, die Einsichtmöglichkeit auf bestimmte Dokumente etwa in der Anfangsphase einer Due-Diligence-Prüfung zu beschränken.

Da Unternehmer in den meisten Fällen aus Sicherheitsgründen nur einer Person oder einer kleinen Personengruppe der Zugang zu den Dokumenten gewähren, bedeutet dies unter Umständen lange Wartezeiten für alle Beteiligten. Zudem ist die Suche nach bestimmten Informationen zeitaufwendig und gestaltet sich oft schwierig. Aus diesen und weiteren Gründen nutzen Unternehmen heute in zunehmenden Maße einen virtuellen Datenraum für die Bereitstellung vertraulicher Dokument und Geschäftsunterlagen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, abgekürzt VDR, ist eine Cloud-Lösung zum Verwalten, Sichern und Freigeben vertraulicher Informationen. Virtuelle Datenräume können den Due-Diligence-Prozess eines M- & A-Deals oder einer Risikokapitaltransaktion erleichtern, indem potenziellen Käufern der Zugriff auf die Daten über eine sichere Internetverbindung ermöglicht wird. Virtuelle Zugriffsrechte lassen sich im virtuellen Datenraum individuell anpassen.Datenräume ersetzen aufgrund ihrer Kosteneffizienz, einfachen Zugänglichkeit und hohen Sicherheitsstandards mehr und mehr die physischen Datenräume.

Zu den Standardfunktionen virtueller Datenräume gehören ein Q- & A-Tool, Notizfunktionen, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und erweiterte Berechtigungen. Weitere Funktionen sorgen für eine einfache und sichere Datenverwaltung.

Dynamische Indexerstellung: Eine dynamische Indexerstellung und automatische Indexzuordnung ermöglicht die einfache Erstellung einer Datenraumstruktur für alle Dokumente und Dateien. Die dynamische Indexerstellung kombiniert man oft mit einer Batch-Upload-Funktion für das schnelle Upload große Dokumentbündel. Diese VDR-Funktion ordnet die Dokumente anhand des Online-Index in der richtigen Reihenfolge an, sodass dies nicht vom Besitzer des Datenraums selbst vorgenommen werden muss. Die Benutzer wissen immer, dass sie über die aktualisierten Daten verfügen.

Hochladen und Speichern verschiedener Dateiformate: Die meisten virtuellen Datenräume akzeptieren praktisch jedes Dateiformat, nicht nur Word- oder PDF-Dokumente. Oft erfolgt eine automatische Viren- und Fehlerprüfung bei allen in den Datenraum hochgeladenen Dateien.

Q- & A-Tool: VDR Benutzer schätzen eine einfache Möglichkeit, Fragen zu den hochgeladenen Dokumenten zu stellen. Manchmal benötigen Käufer eine Bestätigung oder fordern zusätzliche Dokumente an, ohne potenziell unsicher Kommunikationswege wie eine E-Mail zu verwenden. Mit einem Q- & A-Tool können Benutzer ihre Fragen zur Due Diligence direkt stellen und sich dabei eindeutig auf bestimmte Dokumente beziehen. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Teams und verbessert die Effizienz erheblich. Einige Datenräume bieten eine erweiterte Suchfunktion, mit der man nach Wörtern und Ausdrücken nicht nur in PDF- oder Word-Dokumenten, sondern in allen Dateiformaten suchen kann.

Zugriffs- und Benutzerkontrolle im virtuellen Datenraum

Ein virtueller Datenraum unterscheidet sich von herkömmlichen Cloudspeichern für Unternehmen und Endverbraucher durch eine Reihe sicherheitstechnischer Einrichtungen. Diese wahren die Der virtuelle Datenraum bietet zahlreiche Sicherheitsfunktionen.Vertraulichkeit der Daten. In einem virtuellen Datenraum ist es möglich, jedem Benutzer oder jeder Benutzergruppe bestimmte Berechtigungen oder Einschränkungen zuzuweisen. Beispielsweise ist es möglich, ausgewählten Benutzern den Zugriff nur auf bestimmte Inhalte zu erlauben. Außerdem lassen sich auch nur Dokumente anzeigen, diese kann man jedoch nicht herunterladen oder kopieren. Eine Zwei-Faktor-Identifizierung und die IP-Beschränkung begrenzen das Risiko von unberechtigten Handlungen mit sensiblen Daten.

Dokumente und andere Dateien in virtuellen Datenräumen werden durch mehrere Sicherheitsebenen geschützt. Hierzu zählen benutzerdefinierte Wasserzeichen, die automatisch in jedes heruntergeladene Dokument eingebettet werden und eine eingeschränkte Anzeigefunktion. Auf Dokumentenebene können für jedes Dokument die Rechte zum Anzeigen, für die Bearbeitung, das Herunterladen oder Ausdrucken individuell festgelegt werden. Eine weitere Sicherheitsfunktion ermöglicht es, das Zugriffsrecht auf ein Dokument, selbst wenn dieses bereits heruntergeladen wurde, zu widerrufen. Mit dieser als “Remote-Zerstörung” bezeichneten Sicherheitsfunktion kann man eine unerwünschte Verteilung von Dokumenten verhindern. Darüber hinaus bietet ein virtueller Datenraum vollständige Audit-Trails zur Überprüfung des Benutzerverhaltens im Datenraum sowie vollständige Protokolle der Benutzeraktivitäten. Sie sehen so auf einen Blick, welcher Nutzer welche Dokumente angezeigt, eingesehen und gegebenenfalls heruntergeladen hat.

Künstliche Intelligenz für die Datenanalyse

Künstliche Intelligenz und selbstlernende Software ermöglichen eine vollkommen automatisierte Voranalyse der in virtuellen Datenräumen gespeicherten Dokumente und Informationen. Risiken und Chancen lasen sich durch selbstlernende Software analysieren und direkt im Datenraum präsentieren. Dadurch beschleunigen Nutzer den Due-Diligence-Prozess erheblich.

Globale Erreichbarkeit eines virtuellen Datenraums

Virtuelle Datenräume werden in einer gesicherten Cloud-Umgebung eingerichtet. Dadurch ist es möglich, von jedem Ort mit einer Internetverbindung auf die Dokumente zuzugreifen. EineUnternehmensverkäufe lassen sich durch den virtuellen Datenraum einfacher gestalten. körperliche Anwesenheit wie bei einem physischen Datenraum ist nicht erforderlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen können. Hierbei müssen sie nicht befürchten, dass Daten und Informationen zwischen den Nutzern ausgetauscht werden können. Wartezeiten vor dem Zugang zu den Dokumenten gehören in einem virtuellen Datenraum der Vergangenheit an. Die Sicherheit der Daten bei der Übertragung in und aus dem Datenraum sowie bei der Speicherung wird von den Anbietern durch modernste Verschlüsselungstechnologien gewährleistet.

Die Nutzung von gesicherten physischen oder virtuellen Datenräumen ist heute nicht mehr nur auf die Due-Dilligence-Prüfung im Rahmen eines Unternehmensverkaufs beschränkt. Im Prinzip eignen sich sichere virtuelle Datenräume für jedes Unternehmen, das vertrauliche Daten mit Kunden, Investoren und Geschäftspartnern austauschen muss. Neben Textdokumenten lassen sich Konstruktionsunterlagen oder Entwürfe für Patentanmeldungen inklusive der Zeichnungen über virtuelle Datenräume schnell und sicher austauschen. Zu den Nutzern von Datenräumen zählen heute pharmazeutische Unternehmen, Telekommunikationsdienstleister sowie Unternehmen aus den Bereichen Biotechnologie und Energie. Professionelle Anbieter virtueller Datenräume verzeichnen daher seit Jahren ein kontinuierliches Wachstum und eine steigende Nachfrage.

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