Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

11 Nov Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmer, Gewerbetreibende und Privatpersonen haben die Pflicht, wichtige Dokumente für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Wie lange diese Aufbewahrungsfrist andauert, ist von dem jeweiligen Papier abhängig. Problematisch ist, dass es keine einheitlichen Regelungen für alle Dokumente gibt.

Wenn Sie alles richtig machen möchten, müssen Sie wissen, für welches Dokument welche Frist gilt. Neben der Art der aufzubewahrenden Dokumente gibt es auch Unterschiede für Selbstständige und Privatpersonen, die Sie kennen sollten.

Bei vielen Selbstständigen, aber auch bei Privatpersonen kann ein einheitliches Phänomen beobachtet werden. Die Büroarbeit wird vernachlässigt. Nach einiger Zeit haben sich so viele Dokumente angesammelt, dass es schwer fällt, die Übersicht zu behalten. Eine sinnvolle Ablage ist empfehlenswert, denn so gestaltet sich das Sortieren leichter.

Viele kennen sich mit den genauen Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten nicht oder nur grundlegend aus. Wenn die Behörden sich über einen längeren Zeitraum nicht melden, liegt der Gedanke nahe, dass die Dokumente nicht mehr benötigt werden. Kommt es dann zum Einsatz des Aktenvernichters, liegt plötzlich Post vom Finanzamt oder von einer anderen Behörde im Briefkasten. Sie können die geforderten Dokumente nicht beschaffen und bekommen Ärger. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Aufbewahrungsfristen für Dokumente zu kennen. Nachfolgend bekommen Sie einen Überblick über die Art der einzelnen Dokumente und den Zeitraum, den sie aufbewahrt werden müssen.

Es gibt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Grundlegende Informationen zu den Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist umschreibt die Zeitspanne, in denen Sie wichtige Dokumente für den Zugriff der verschiedener Behörden bereithalten müssen. Die Zeitspanne umfasst grundsätzlich volle Kalenderjahre. Oftmals ist die Zeitspanne jedoch noch länger.

Dies ist dadurch begründet, dass die Fristen erst mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres beginnen. Dabei handelt es sich in der Regel um das Kalenderjahr, in dem die Unterlagen letztmalig verändert oder aktualisiert wurden. Wenn die Aufbewahrungsfrist für ein Jahr festgelegt, endet der Zeitraum mit dem Monat Januar des darauffolgenden Jahres.

Wurden die letzten Änderungen an dem Dokument im Monat Januar vorgenommen, wird aus der einjährigen Aufbewahrungsfrist ein Zeitraum von zwei Jahren, weil die Frist erst im Januar des auf die Änderung folgenden Jahres beginnt.

Regelungen zur Aufbewahrungsfrist für Gewerbetreibende

Die Grundlage für die gesetzliche Regelung zu den Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende ist der § 147 der Abgabenordnung für das Gewerbe. Der Paragraph regelt in allen Einzelheiten, welche Dokumente für welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die auf diese Weise festgelegten Zeiträume betragen sechs bis zehn Jahre.

Achten Sie bei einer vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren darauf, dass sich diese Frist aufgrund der soeben beschriebenen Vorschriften um längstens ein Jahr verlängern kann. Dies ist der Fall, wenn es sich um Dokumente handelt, die zu Beginn eines Kalenderjahres erstellt wurden. Für sie gilt das gleiche wie für die Papiere aus dem Dezember: Die Frist beginnt am ersten Januar des darauf folgenden Jahres zu laufen.

Die in der Abgabenordnung festgelegte kürzere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für die gesamte Geschäfts- und Handelskorrespondenz, die von dem Unternehmer oder Gewerbetreibenden empfangen wurde oder versendet wurde. Steuerlich relevante Unterlagen dürfen ebenfalls nach Ablauf von sechs Jahren vernichtet werden.

In die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren fällt eine größere Anzahl von Dokumenten. Zu nennen sind Verzeichnisse über das Inventar und Belege über Buchungen. Zu dem weiteren Dokumenten gehören Unterlagen, die für die Organisation des Unternehmens relevant sind. Auch Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Weitere Dokumente, die unter die zehnjährige Aufbewahrungspflicht fallen, sind:

• Zollunterlagen
• Eröffnungsbilanzen
• Lageberichte

Es ist empfehlenswert, die Dokumente entsprechend ihrer Aufbewahrungsfrist zu ordnen. So bleibt die Buchführung geordnet und steht bei Bedarf zur Einsicht zur Verfügung.

Regelungen für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Selbstständige

Die klassische Aufbewahrung in physischen Ordnern

Selbstständige werden ab einem gewissen jährlichen Einkommen wie Gewerbetreibende behandelt und müssen somit die Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren ebenfalls einhalten. Etwas anders verhält es sich bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden. Diese unterliegen der Pflicht zur Bilanzierung grundsätzlich nicht.

Diese Regelung gilt auch für Freiberufler mit hohem Einkommen. Sie sind von der Buchführungspflicht grundsätzlich ausgenommen. Dennoch müssen sie ihre Unterlagen zum Zwecke der Einsicht abheften, um bei Bedarf die Bewegungen bei der Umsatzsteuer nachweisen zu können.

Kleingewerbetreibende, Freiberufler und Selbstständige arbeiten mit einer Übersicht in Form eines Verzeichnisses. In diesem Verzeichnis sind alle Kosten notiert, die für die Anschaffung und die Herstellung von Wirtschaftsgütern angefallen sind, welche nicht unter die Abschreibung fallen.

Diese Wirtschaftsgüter können steuerlich relevant werden, wenn sie verkauft oder auf andere Weise aus dem Anlagevermögen abgeführt werden. Daraus resultiert für Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende die Aufbewahrungspflicht. Die Unterlagen sind nicht so eng benannt wie bei den Gewerbetreibenden. Es gilt der Grundsatz, dass alles aufbewahrt werden sollte, was für eine Überprüfung durch die Behörden wichtig ist.

Regelungen für Privatpersonen

Grundsätzlich sind Privatpersonen von der Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten nicht befreit. Es gelten allerdings andere gesetzliche Grundlagen. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach der Art der Dokumente, die in der Führung eines privaten Haushalts der Aufbewahrungspflicht unterliegen könnten. Dem entsprechend unterscheiden sich auch die gesetzlichen Grundlagen.

Rechnungen von Handwerkern müssen mit einer Frist von zwei Jahren aufbewahrt werden. Sie regelt der § 14 b Abs. 1 des UStG (Umsatzsteuergesetz). Auch hier beginnt die Frist erst mit dem Ablauf des relevanten Kalenderjahres. Dies bedeutet, dass Handwerkerrechnungen aus dem Januar fast drei Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Pflicht der Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen soll helfen, Schwarzarbeit zu verhindern.

Privatpersonen sind weiterhin verpflichtet, Kaufbelege und Quittungen für die genannten zwei Jahre aufzuheben. Diese Pflicht zur Aufbewahrung von Kaufbelegen halten Privatkunden aus eigenem Interesse ein, denn sie ist in den §§ 437 und 438ff des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zwei Jahre ab dem Kaufdatum der Ware.

Besondere Regelungen gelten für Personen mit einem Einkommen, das die jährliche Grenze von 500.000 EUR überschreitet. Wenn Sie zu dieser Personengruppe gehören, sind Sie verpflichtet, Ihre Kontoauszüge im Rahmen der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist abzuheften.

Unübersichtliche Archivierung kann zu Problemen führen

Sammlung vieler Belege für Privatpersonen nicht verpflichtend

Die Aufbewahrung von Rentenunterlagen und Unterlagen über medizinische Behandlungen ist empfehlenswert, für Privatpersonen jedoch nicht grundsätzlich verpflichtend. Die Aufbewahrung von Kontoauszügen und weiteren Bankunterlagen ist für einen Zeitraum von drei Jahren, beginnend mit dem abgelaufenen Kalenderjahr, vorgeschrieben. Alle anderen Unterlagen können Sie aufheben oder auch vernichten. Sie sind als Privatperson an keine gesetzlichen Verpflichtungen gebunden.

Es gibt Unterlagen bei denen sich die Aufbewahrung trotz fehlender gesetzlicher Verpflichtung für Privatpersonen empfiehlt. Dazu gehören unter anderem die Steuerbescheide, die viele Menschen allein aus Interesse an der Entwicklung ihres Einkommens aufbewahren. Aber auch Unterlagen für den Kauf eines neuen Autos, eines Hauses oder eine Wohnung bewahren viele Haushalte dauerhaft zum Zweck der Erinnerung auf.

Aufbewahrungsmöglichkeiten für wichtige Dokumente

Über lange Zeit wurden Dokumente abgeheftet und in Ordner einsortiert. Mit den Jahren musste das Büro oder der Aktenschrank auch in einem privaten Haushalt wachsen, weil sich immer mehr Dokumente angesammelt haben. Wer einmal der Sammelleidenschaft verfallen ist, unterscheidet sich von den Personen, denen das Ordnen von Akten eher eine Last als eine Freude ist.

Mit dem Fortschreiten der Computertechnik und dem Verfall der Preise für Speichermedien stellt die elektronische Archivierung von Dokumenten eine ernstzunehmende Alternative zum Aktenordner dar. In diesem Zusammenhang stellt sich jedoch die Frage, ob die elektronische Archivierung von Seiten der Behörden gestattet ist. Dabei handelt es sich um die so genannte revisionssichere Archivierung. Hinter diesem Begriff verbergen sich alle Arten der Dokumentenaufbewahrung, welche die von den Behörden akzeptieren.

Elektronische Aufbewahrung möglich

In den Gesetzen, die für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten bindend sind, finden sich keine Vorschriften zur Art der Archivierung. Auf Verlangen muss jedoch eine Einsichtnahme möglich sein. Außerdem ist es notwendig, die Belege so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist deutlich lesbar bleiben. Dies kann einen Zeitraum von bis zu elf Jahren betreffen. Dies ist in § 14b Abs. 1 Satz 2 des UStG geregelt.

Somit ist die elektronische Archivierung nicht explizit untersagt. Empfehlenswert sind Kopien auf Papier oder im PC von Belegen, die man auf Thermopapier gedruckt hat. Diese könnten aufgrund ihrer Beschaffenheit nach zehn Jahren mitunter nicht mehr lesbar sein. Das Original dürfen Sie jedoch nicht verwerfen. Sie bewahren es zusammen mit dem Original auf.

Weitere Dokumente, die Sie im Original aufbewahren müssen, sind Jahresabschlüsse. Dies regelt § 147 Abs. 2 AO. Gleiches gilt für Bilanzen über die Eröffnung eines Unternehmens. Handelsbriefe, Geschäftsbriefe und Rechnungen darf man hingegen ausdrücklich in elektronischer Form aufbewahren. Dies regelt § 14, 14b UStG.

DMS machen Papierstapel überflüssig

Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen

Unter einem Dokumentenmanagementsystem wird eine Software verstanden, die eine Aufbewahrung von Dokumenten auf sehr komfortable Weise ermöglicht. Das so genannte DMS (Document Management System) erfasst jedes einzelne Papier als elektronisches Dokument. Die Verwaltung erfolgt in einer Datenbank. In Deutschland hat sich auch der Begriff der Schriftgutverwaltung etabliert. Eine neuere Bezeichnung für eine solche Verwaltung ist Electronic Document Management oder „EDM“ in der Abkürzung.

Ist die Aufbewahrung von Originalen verlangt, sollte man diese gemeinsam mit ihrer Kopie ablegen. Andere Dokumente können Sie platzsparend in einem EDM ablegen. Dabei ist es jedoch wichtig, dass Sie mit den Grundlagen für die digitale Archivierung von originalen Dokumenten vertraut sind.

1. Übertragen Sie alle Dokumente als Original in das elektronische System. Achten Sie auf die Lesbarkeit der Schrift und auf die realistische und originalgetreue Darstellung der Farben. Dies ist wichtig, um herauszufinden, ob man das Original der Rechnung oder eine Rechnungskopie gescannt hat. Laut § 147 Abs. 2 mit Teilziffer 8 GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DB-gestützter Buchführungssysteme) der Abgabenordnung brauchen Sie das Original nach dem Scan nicht aufzuheben.
2. Berücksichtigen Sie die Bedingungen für die Überführung in das elektronische System, die ebenfalls in den GoBS beschrieben sind. Dazu gehören:

• • Datum des Scans der Unterlagen festlegen
  • Unterlagen dürfen nur berechtigte Person scannen
  • Dokumentation über den Verlauf des Scan
  • Qualitätskontrolle des Scans mit Fehlerprotokoll
  • Nutzung von hochwertigen Speichermedien
  • Garantie der Verwertbarkeit der gespeicherten Medien bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

Grundlagen für die Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit dem Steuer- und Handelsrecht

Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt

Die Gesetze für die Aufbewahrungsfristen im Steuer- und Handelsrecht sind in den einzelnen Bundesländern nicht einheitlich geregelt. Aus diesem Grund ist es nicht ganz einfach, einen wirklichen Überblick zu behalten. Dies gilt vor allem für Selbstständige, Freiberufler und Privatpersonen, die eine Aufbewahrung der Unterlagen ohne Steuerberater oder Buchhalter organisieren.

Folgende Gesetze sollten bekannt sein:

• § 147 der Abgabenordnung (AO)
• § 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
• § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)

In diesen Gesetzen sind die Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren genau beschrieben. Unter Umständen müssen Sie noch längere Fristen einhalten. Unter welchen Voraussetzungen dieser Fall eintritt, ist in § 147, Abs. 3 der Abgabenordnung geregelt.

Es gibt einige Branchen, die in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen gesonderten Bestimmungen unterliegen. Dazu gehören unter anderem das Bauwesen, der Umweltschutz sowie die öffentliche Verwaltung. Auch Unternehmen aus den Bereichen Telekommunikation sowie Krankenhäuser müssen unter Umständen Aufbewahrungsfristen beachten, die branchenspezifisch geregelt sind.

Aufbewahrungsfristen in Österreich und der Schweiz

Auch in Österreich und der Schweiz unterliegen die Aufbewahrungsfristen für Dokumente gesetzlichen Grundlagen. Nachzulesen sind die entsprechenden Vorschriften in folgenden Papieren:

In Österreich sieht die Aufbewahrungspflicht anders aus

Österreich:

• Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• Bundesabgabenordnung (BAO)
• Umsatzsteuergesetz (UStG).

Schweiz:

• Schweizerisches Mehrwertsteuergesetz
• Schweizerisches Obligationenrecht (OR)

Verletzung der Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten

Können geforderte Dokumente nicht eingereicht werden, ist dies nicht grundsätzlich strafbar. Sie müssen davon ausgehen, dass es zu einer Schätzung Ihrer Forderungen kommt. Oftmals sind derartige Schätzungen mit Nachteilen für Unternehmer und Privatpersonen verbunden. Insbesondere kann sich die zu zahlende Steuerlast erhöhen.

Schöpft das Finanzamt einen konkreten Verdacht, kann dies unangenehme Folgen haben. Dies ist der Fall, wenn Insolvenzstraftaten, Urkundenunterdrückung oder gar Steuerhinterziehung nachgewiesen werden können. Hierbei werden nicht nur Geldstrafen oder Strafsteuern eingefordert, Steuerhinterziehung kann in Deutschland mit einer Freiheitsstrafe belegt werden. Dies können Sie unter anderem in folgenden Gesetzen nachlesen:

• § 283 ff. Strafgesetzbuch, in der AO
• § 370 Abgabenordnung
• § 274 Strafgesetzbuch

Ablage von Dokumenten im 21. Jahrhundert – ein Fazit

Die Abgabenverordnung ist vielschichtig und mitunter schwierig zu durchschauen. Abgesehen von den Aufbewahrungsfristen, die für einige Dokumente bei zwei und für andere bei zehn Jahren liegen, gibt es bis heute die Pflicht zur Aufbewahrung von Papierdokumenten. Wo die elektronische Aufbewahrung gestattet ist, machen umfangreiche Vorschriften in Bezug auf die Scans den Vorteil der einfacheren Strukturierung der Buchhaltung zunichte. Dies ist in Zeiten des zunehmenden technischen Fortschritts in allen Bereichen recht unverständlich

Viele Gewerbetreibende, Freiberufler und Selbstständige, aber auch Privatpersonen verspüren im Zusammenhang mit der Aufbewahrungsfrist eine große Unsicherheit. Dies betrifft einerseits die Fristen, andererseits aber auch die vorgeschriebene Art der Aufbewahrung. Vor allem Gewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler, die zahlreiche Dokumente mit Einhaltung unterschiedlicher Fristen aufbewahren müssen, würde man durch eine einheitliche elektronische Aufbewahrung deutlich entlasten, zumal diese Lösung automatisch an die Fristen erinnern würde.

Eine gute Unterstützung bieten Informations- und Merkblätter, die Sie im Internet kostenlos herunterladen können. Diese Dokumente richten sich an Steuerberater und listen die Unterlagen und ihre entsprechenden Aufbewahrungsfristen sehr übersichtlich in einer alphabetischen Anordnung auf. Unternehmen sind gut beraten, wenn sie sich in Bezug auf die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten von einem Experten beraten lassen.