Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

11 Nov Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten

Ihnen geht es wie Millionen von anderen Menschen, Dokumente und Papiere stapeln sich. Dabei sind Sie sich nicht sicher, wie lange diese überhaupt aufbewahrt werden müssen. Wie einfache wäre das Leben, wenn die Aufbewahrungsfristen einheitlich geregelt wären. Doch hier gibt es Unterschiede zwischen Privathaushalten, Selbstständigen und Gewerbetreibenden.

Dabei werden die Dokumente oft über lange Jahre nicht benötigt und geraten in Vergessenheit. Doch genau dann, wenn Sie angefordert werden, sind sie nicht auffindbar. Daher geben wir Ihnen nachfolgend einen Einblick, wie lange Sie welche Dokumente aufbewahren müssen, um die derzeitigen Aufbewahrungsfristen hinreichend erfüllt zu haben. Auch interessant: wie Sie einen Datenraum für die sichere Verwahrung Ihrer Unternehmensdaten verwenden können.

Allgemeine Informationen zu Aufbewahrungsfristen

Unter der Aufbewahrungsfrist wird der Zeitraum verstanden, indem noch Zugriff für bestimmte Verwaltungszwecke gewährleistet sein sollte. Diese Fristen sind in Jahren festgelegt. Dieser Zeitraum beginnt immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem noch letzte Bearbeitungen an den Unterlagen erledigt wurden. Das Ende dieser Frist beginnt wiederum nach Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres.

Für Gewerbetreibende gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

Hier gilt die Abgabeverordnung für Gewerbetreibende. Im § 147  ist festgesetzt, wie diese sich im einzelnen Verhalten. Hierbei wird für die geordnete Aufbewahrung diverser Unterlagen in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren unterschieden.

Handels- und Geschäftsbriefe, welche Empfangen wurden, können schon nach 6 Jahren vernichtet werden. Die gleiche Regelung gilt für die gesamte ausgehende Korrespondenz. Ebenfalls nach 6 Jahren können alle Unterlagen zur Besteuerung vernichtet werden.

Die 10 Jahresfrist gilt für folgende Unterlagen:

• Verzeichnisse des Inventars
• Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen betreffend der Organisation
• Buchungsbelege
• Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen

Aufbewahrungspflichten für Freiberufler, Selbstständige und Kleingewerbetreibende

Hierbei gelten Aufbewahrungsfristen für Freiberufler bzw. Selbstständige zwischen 6 oder 10 Jahre. Kleingewerbetreibende oder auch Freiberufler haben keine Pflicht zur Buchführung. Allerdings sind auch diese dazu verpflichtet, alle Betriebseinnahmen zu dokumentieren. Diese Pflicht dient zur Prüfung für die Umsatzsteuer.

Zusätzlich muss ein Verzeichnis erstellt werden, indem die Herstellungs- und Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern aufgeführt sind. Diese können dann nicht abgeschrieben werden. Sollten diese aus dem Anlagevermögen verkauft oder entnommen werden, kann dies bei der Steuer Folgen haben. Daher besteht die Aufbewahrungspflicht auch für Kleingewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler. Diese Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unterlagen, die für eine steuerliche Überprüfung von Belang sein könnten.

Privatpersonen und die Aufbewahrungsfristen

Selbstverständlich gibt es auch für Privatpersonen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Hier ist allerdings zu differenzieren, um welche Papiere es sich genau handelt. Dies sind Folgende:

• Steuerunterlagen
• Bankunterlagen
• Rechnungen von Handwerkern
• Quittungen und Kaufbelege

Fristen bei Personen mit einem hohen Einkommen:

• medizinische Unterlagen
• Rentenunterlagen
• Steuerunterlagen
• Bankunterlagen

Allerdings variieren die Fristen zu den oben genannten Punkten.

Die Aufbewahrung der Rechnungen von Handwerkern, sind hierbei am wichtigsten und es existiert eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese müssen laut des Umsatzsteuergesetz (USTG) § 14b Abs. 1 zwei Jahre aufbewahrt werden. Dabei beginnt die Frist zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Kunde diese Rechnung erhalten hat. Durch diese Aufbewahrungspflicht, auch für Privatpersonen, soll die Schwarzarbeit verhindert werden.

Verkäufer unterliegen der Gewährleistungspflicht laut § 437 und 438 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches, kurz BGB. Diese muss vom Verkäufer auch dementsprechend eingehalten werden. Daher sollten bis zu diesem Zeitpunkt auch Kaufbelege aufbewahrt werden. Diese Belege dienen als Nachweis, falls es in dieser Zeit zu einer Reklamation kommt. Hierbei handelt es sich um Neuwaren wie zum Beispiel Elektrogeräte, Möbel oder andere dergleichen Waren. Diese Belege diesen dann als Nachweis über das Kaufdatum.

Sollten die jährlichen Einnahmen einen Betrag von 500.000 Euro überschreiten, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristenvon 6 Jahren. Dies betrifft alle relevanten Kontoauszüge.

So sind auch Privatpersonen verpflichtet, die Bankunterlagen aufzubewahren. Die hierfür vorgeschrieben Zeit beträgt drei Jahre. Bei einem Immobilienkauf sollten Belege, Quittungen und Kontoauszüge, die diesen Kauf betreffen, lebenslang aufbewahrt werden.

Von Gesetzeswegen existiert keine Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen hinsichtlich der Steuerunterlagen. Doch sehr viele Menschen bewahren die Steuerbescheide der letzten Jahre auf.

Die Möglichkeiten zur Aufbewahrung

Wenn es um die Aufbewahrungsfristen und deren Einhaltung geht, rückt selbstverständlich die elektronische Archivierung in den Mittelpunkt. Papier nimmt eine Unmenge Zeit und Platz in Anspruch. Gerade dieser Platz steht sowohl Privatpersonen wie auch Firmen nicht immer zur Verfügung. Dabei fällt in diesem Zusammenhang immer öfter der Begriff elektronische und revisionssichere Archivierung. Doch was ist genau darunter zu verstehen, und werden auch alle geltenden Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und der AO eingehalten?

Tatsache ist, wer verpflichtet ist, seine Unterlagen über viele Jahre hinweg aufzubewahren, der ist für die Form selbst zuständig. Allerdings muss hierbei grundsätzlich die Bedingung erfüllt werden, dass hier jederzeit die Einsichtnahme ermöglicht wird.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist, dass die Belege und Rechnungen der Buchführung müssen übersichtlich abgelegt sein müssen. Dies ist im Umsatzsteuergesetz § 14b Abs. 1 Satz 2 geregelt. Hier steht geschrieben, dass die Lesbarkeit auch nach vielen Jahren nicht beeinträchtigt sein darf. Daher sollten zur eigenen Sicherheit von allen Dokumenten Kopien erstellt werden. Diese Kopien sollten aus Sicherheitsgründen auf Thermopapier ausgedruckt worden sein. Denn bei normalem Papier kann es nach 10 Jahren mit der Qualität nicht mehr gut bestellt sein. Wichtig ist, dass Originale und Kopien zusammen aufbewahrt werden.

Im § 147 Absatz 2 AO steht geschrieben, dass Eröffnungsbilanzen genauso wie Jahresabschlüsse im Original aufbewahrt werden müssen. Die bildliche Wiedergabe ist laut § 14 und 14b laut UStG für Rechnungen, Geschäftsbriefe und Handelsbriefe zulässig. Für die elektronische Übermittlung von Rechnungen ist im BMF-Schreiben vom 12.07.2012, die Aufbewahrung genau definiert.

Hierbei werden am häufigsten Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, für die Aufbewahrung eingesetzt. Dabei handelt es sich um eine Software die eingesetzt wird, um die Schriftgutverwaltung durchzuführen. Der Begriff DMS ist aus dem englischen und bedeutet Document Management System. Die Papierdokumente werden hier in einer elektronischen Datenbank verwaltet.

Leider gibt es zur Aufbewahrung von Originalen keine andere Möglichkeit. Somit sollten immer Kopien angefertigt werden, die gemeinsam mit den Originalen aufbewahrt werden. Bei Dokumenten die nicht im Original aufbewahrt werden müssen kann die inhaltliche oder bildliche Aufbewahrung in Betracht gezogen werden. Auf jeden Fall ist dies eine gute Alternative, die Platz spart. Für diese Art der Aufbewahrung steht die digitale Speicherung zur Verfügung. Allerdings sollte hier einiges beachtet werden.

An erster Stelle steht, dass die Übertragung originalgetreu ist. Dabei kann es zum Beispiel wichtig sein, das die Originalfarbe auf dem Speichermedium zu entnehmen ist. Im Zweifelsfall gibt diese darüber Auskunft, ob es sich um die Originalrechnung oder um eine Kopie handelt. Wurde das Original der Rechnung eingescannt, muss diese dann nicht mehr aufbewahrt werden. Hiermit wurden die Voraussetzungen der Abgabenordnung § 147 Absatz 2 Teilziffer 8 GoBS erfüllt. GoBs steht für die Abkürzung für die Grundsätze ordnungsgemäßer DB gestützter Buchführungssysteme. Dabei sind einige Bedingungen zu erfüllen, um den Vorschriften gerecht zu werden.

Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Wann wurden die Unterlagen eingescannt?
• War die Person berechtigt, die Unterlagen einzuscannen?
• Gibt es eine Dokumentation darüber, was genau eingescannt wurde?
• Wichtig ist die Kontrolle der Qualität und das Fehler protokolliert wurden.

Dabei ist es wichtig, nur Speichermedien zu nutzen, die garantieren, das sowohl der Inhalt korrekt ist und die Daten noch nach vielen Jahren verwertbar sind. Hier ist die inhaltliche Wiedergabe wichtig.

Auch Gesetze spielen hier eine wesentliche Rolle. Dies sind Gesetze über die Aufbewahrungsfristen, die in Verbindung mit dem Handels- und Steuerrecht stehen. Allerdings gibt es noch weitere Gesetze, die es zu beachten gilt, wenn Dokumente archiviert oder vernichtet werden sollen.

Dabei gibt es im Steuer- und Handelsrecht für die unterschiedlichen Branchen, noch eine länderspezifische Regelung.

Einerseits sind für Deutschland die Regelungen in der Abgabenverordnung AO unter dem § 147 und noch im Handelsgesetzbuch HGB unter dem § 257. So kommt auch teilweise das Umsatzsteuergesetz UStG im § 14 b zum Einsatz. Dabei sind 2 Zahlen für die Vernichtung bzw. Aufbewahrung sehr wichtig. Handelt es sich hierbei um Unterlagen bzw. Dokumente bei denen die Frist 6 oder 10 Jahre betragen.

Dabei müssen noch Ausnahmen beachtet werden, die dazu führen, dass sich die Frist zur Aufbewahrung verlängern kann. Sollte diese Festsetzungsfrist nicht verstrichen sein, kann ein solcher Fall eintreten. Diese ist in der Abgabenordnung unter dem § 147 Absatz 3 nachzulesen.

Hier müssen anwendungsspezifische bzw. Branchenaufbewahrungsfristen beachtet werden. Diese gelten zum Beispiel für:

• Umweltschutz
• Bauwesen
• Krankenhäuser
• öffentliche Verwaltung
• Telekommunikation

Nur um einige davon zu nennen.

In Österreich gelten für die Aufbewahrungsfristen, das Unternehmensgesetzbuch UGB, das Umsatzsteuergesetz und die Bundesabgabenordnung BAO. In der Schweiz dagegen gelten, das schweizerische Obligationsrecht OR und das schweizerische Mehrwertsteuergesetz für die Aufbewahrungsfristen gelten.

Aufbewahrungspflichten und Konsequenzen bei Missachtung

Die gute Nachricht zu Anfang. Sollte der Unternehmer nicht in der Lage sein, die geforderten Unterlagen vorzulegen, handelt es sich nicht gleich um eine Ordnungswidrigkeit. Dies führt zwar nicht zur Bestrafung, dennoch können sich steuerliche Nachteile ergeben. Das Finanzamt kann eine Schätzung vornehmen. Sind allerdings noch weitere Voraussetzungen erfüllt, wie zum Beispiel:

• • Insolvenzstraftaten
  • Urkundenunterdrückung
  • Steuerhinterziehung

kann es zu empfindlichen Strafen kommen. Sollte ein solcher Verdacht vorliegen, können Geldstrafen oder Geldbußen verhängt werden. Dies kann sogar mit Freiheitsstrafen enden. Nachzulesen sind diese im Strafgesetzbuch § 283 ff, Strafgesetzbuch § 274 oder in der AO § 370, nur um einige hier zu nennen.

Bei Unsicherheiten, wann welche Unterlagen zur vernichtet werden dürfen kann im Internet recherchiert werden. Hier gibt es Merkblätter für Steuerberater und Mandanten, die aufgerufen werden können. Diese sind meist alphabetisch geordnet und es kann nachgelesen werden, welcher konkrete Beleg für welchen Zeitraum aufgehoben werden muss. Schließlich handelt es sich in den meisten Fällen um steuerrelevante Unterlagen. Größere Unternehmen haben die Möglichkeit, Experten mit der Vernichtung zu beauftragen. Diese wurden über die genauen Fristen speziell geschult.