11 Nov Datenraum Anbieter- diese Aspekte müssen Sie berücksichtigen
Dokumente zu verwalten und zu speichern- dieses Konzept gibt es schon seit Jahrzehnten. Mit der voranschreitenden Technologie weichen immer mehr Unternehmen auf einen digitalen bzw. virtuellen Datenraum aus. Dieser kann mehr als nur das Speichern und Verwalten von wichtigen Dokumenten: er ermöglicht die einfache Interaktion von verschiedenen Akteuren, die nicht an einen Ort gebunden sind. So können Verhandlungen im Bereich M&A, Joint Ventures oder anderer strategischer Zusammenführungen schneller, einfacher und meist kostengünstiger durchgezogen werden.
Auf was genau zu achten ist, wenn Sie einen virtuellen Datenraum-Anbieter betrachten, wird im Folgenden kurz und bündig erläutert.
1. Kosten
Ein Datenraum kann unterschiedlich hohe Kosten tragen, je nachdem bei welchem Anbieter Sie landen. Die Kosten werden entweder monatlich berechnet. Diese sind pauschal oder berechnen sich nach der Speicherplatz-Verwendung bzw. der Anzahl der Nutzer. Oder es besteht die Option eine Art Abonnement abzuschließen.
Lesen Sie sich gut durch, ob die Kosten sich erhöhen, wenn Sie mehr Speicherraum benötigen oder für zusätzliche Funktionen mehr Geld verlangt wird.
2. Sicherheit
Ein virtueller Datenraum muss sicher sein. Sie wollen darauf vertrauen können, dass Ihre Dokumente sicher abgespeichert, immer abrufbar und nicht von jedem einsehbar sind. Wer genau Ihre Dokumente einsehen darf, das sollten Sie selbst einstellen können.
Ein weiteres Kriterium für einen guten Anbieter sind vorzeigbare Zertifikate und ersichtliche Wasserzeichen sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein die Aktivitäten innerhalb des Datenraumes nachvollziehen zu können. Wer hat sich wann eingeloggt, wie lange wurde ein Dokument betrachtet, wurde ein Dokument abgeändert oder welcher Nutzer hat ein Dokument abgespeichert?
3. Bedienung
Der virtuelle Datenraum sollte so aufgebaut sein, dass jeder Laie ihn verstehen kann. Ein langandauerndes Training sollte nicht Voraussetzung für eine optimale Nutzung sein. Auch sollte jeder Nutzer intuitiv wissen, wie die Vorgehensweise ist und was die möglichen Funktionen können.
Beispielsweise sollte ein Datenraum in der Lage sein das gleichzeitige Hochladen von mehreren Dokumenten zu ermöglichen. Außerdem sollten Dokumente einfach zu verschieben sein. Ein weiterer Aspekt wäre auch, ob Sie in der Lage sind Ihren Datenraum so zu gestalten (mit allen Funktionen, Kapazitäten uvm.), wie es für Ihr Projekt von Nöten ist.
Eine schwer verständliche Handhabung kann nicht nur frustrierend für alle Beteiligten sein, sondern auch angestrebte Verhandlungsabschlüsse zum Kippen bringen.
Es gibt durchaus noch weitere Kriterien auf die Sie achten können, diese sind aber die wichtigsten. Viele Datenraum Anbieter ermöglichen es einem außerdem eine kostenfreie Testphase zu starten. Dies kann gewisse Vorteile mit sich bringen, da Sie die Nutzerfreundlichkeit nicht nur gezielt kennenlernen, sondern auch erfahren, ob die ausgeschriebene Seitengeschwindigkeit den Tatsachen entspricht.
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