Dokumenten-Management

Dokumenten-Management bringt einige Vorteile

Ordnung in den unternehmerischen Dokumenten ist ein wichtiger Punkt für mehr Wirtschaftlichkeit und Datensicherheit. Doch wie managt man Dokumente zielführend und stellt die Effizienz in den Fokus?

In der heutigen Zeit ist es wichtig, dass das System online nutzbar und von jedem mobilen Endgerät aus verfügbar ist. Nur so kann die Effizienz gesteigert und eine neue Flexibilität gewonnen werden. Das Dokumenten-Management kommt mit einer internen Datenablage und einem Online-Datenraum, dessen Nutzung keine Schulung voraussetzt und einfach verständlich ist.

Einfache Bedienung Dank nutzerfreundlicher Bedienoberfläche

Eine Zertifizierung durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation ist das Indiz für ein System, das dem Nutzer einige Vorteile verschafft. Die Bedienung ist erstaunlich einfach und somit ohne eine schwierige Einführung möglich. Dokumente können sowohl über eine Volltext-Indexierung oder die Gestaltung mit Keywords gesucht werden.

Die Auffindbarkeit erhöht sich spürbar und kein Unternehmer muss lange nach den wichtigen Unterlagen suchen und viel Zeit in diese Aufgabe investieren. Obendrein handelt es sich um eine web-basierte Anwendung, für die kein Download vorgenommen werden muss. Das heißt im Konkreten: Der Zugriff bindet den Nutzer nicht an einen stationären Computer, sondern ist von jedem Rechner, Smartphone oder Tablet Computer der Welt aus möglich.

Dateiablage ist einfach und sicher integriert

Die Datenablage ist ein weiterer Vorteil, der sich aus diesem System zum Dokumenten-Management ergibt. Ein spezieller Client ist unnötig, da die Verwendung des Managements allein auf einer Internetverbindung und der Verwendung von Internet Explorer basiert. Man muss den PC nicht neu installieren und konfigurieren, wodurch man wiederum eine Menge Zeit spart und sich direkt auf das Dokumenten-Management konzentrieren kann.

Die Zeitersparnis ist ein Multiplikator, wenn es um die wirtschaftliche Effizienz von Unternehmen geht. Auch das einfache Verständnis eingesetzter Programme und Systeme spart Zeit und sollte somit im Fokus der Auswahl stehen.

Einfache und schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente

Egal ob die Suche via Volltext-Index oder mit Keywords vorgenommen wird: Man braucht nicht viel Zeit, um das gewünschte Dokument finden und bearbeiten zu können. Dabei entscheiden Nutzer selbst, ob sie automatisch auf den Index für Volltexte oder auf einzelne Keywords zurückgreifen möchten.

Auch komplexe Suchen und der ZIP-komprimierte Download auf den PC stellen bei guten Dokumenten-Management-Systemen keine Herausforderung dar.

Ein ultimatives Highlight ist das direkt im System integrierte Corporate Branding. Möchten Sie das Dokumenten-Management global von verschiedenen Standorten aus nutzen? Nichts einfacher als das: Der flexible Zugriff und die Konfiguration in Deutsch und Englisch sowie die mögliche Erweiterung um andere Sprachen machen den Einsatz und die Dokumentensuche einfach.

Flexibilität trifft auf Sicherheit

Dokumente werden in gängigen Formaten konvertiert, vor allem wenn es um Dokumente für den Versand an Kunden oder Geschäftspartner geht. Hier hat sich das PDF etabliert, welches in anderen Programmen meist nur kostenpflichtig und immer per manueller Eingabe erstellt werden kann. Dieses Dokumenten-Management sorgt für eine automatische PDF-Umwandlung, ohne dass man externe Software für diese Anwendung benötigt.

Zusätzlich kann man ein Wasserzeichen integrieren und damit die Sicherheit erhöhen. Es gibt eine ganze Bandbreite an Funktionen, die sich positiv auf die Sicherheit auswirken und je nach Wunsch kann man diese zuschalten oder abwählen. In Punkto Flexibilität und Sicherheit hat dieses System ganz klar eine marktführende Position im Management von Dokumenten.

Ein System, zahlreiche Vorteile für Nutzer

Revisionssichere Daten, ein optimaler Überblick und die Auswertung aller Zugriffe gehören zum Leistungsumfang dieses Systems. Wer sein Dokumenten-Management revolutionieren und protokollieren möchte, wird in diesem System einige Vorteile erkennen. Nutzen mehrere Mitarbeiter den Zugriff auf Dokumente, werden solitäre Zugriffsberechtigungen vergeben. Das heißt, dass man ganz problemlos individuell berechtigen und die Verfügungsperformance personalisieren kann. Die einfache Bedienung und flexiblen Eigenschaften, das hohe Maß an Sicherheit und die vielseitigen Einstellungen sind klare Vorteile, die Unternehmen aus dem Einsatz des Management Systems für Ihre Dokumente erhalten.

Nichts ist auf dem stationären Computer gespeichert, der ein leichtes Ziel für Fremdzugriffe bietet. Wer sich Zugang auf die Dokumente verschaffen möchte, muss über eine Berechtigung verfügen und einen Zugangscode eingeben, damit er die Einsicht und Möglichkeiten der Verfügung nach personalisierter Konfiguration hat.