XYZ-Analyse

11 Nov XYZ-Analyse

Sowohl die Betriebswirtschaftslehre als auch die Logistik nutzt die XYZ-Analyse. Mit ihr lässt sich herausfinden, wie regelmäßig oder unregelmäßig bestimmte Materialien verbraucht werden. Mit ihrer Hilfe kann man ermitteln, wie viel der entsprechenden Materialien im Lager vorhanden sein muss, damit die Produktion reibungslos und optimal ablaufen kann. Die einzelnen Ressourcen teilt man dabei bezüglich Verbrauch in die unterschiedlichen Kategorien ein, so dass sich eine Verbrauchsplanung erstellen lässt.

Datengrundlage und Kategorien

Damit man die Materialien in die unterschiedlichen Kategorien einteilen kann, muss man genügend Daten über ihren Verbrauch sammeln. Nur dann lassen sich saisonale Schwankungen entsprechend berücksichtigen.

Die Kategorien sind:

X-Klasse: Diese Materialien verbraucht man konstant über den gesamten Zeitraum hinweg. Damit lässt sich auch künftiger Bedarf leicht vorhersagen und planen.
Y-Klasse: Diese Materialien benötigt man zwar unregelmäßig, es gibt jedoch Trends, beispielsweise nach Saison.
Z-Klasse: Diese Materialien braucht man nur unregelmäßig, lassen sich daher auch nur schlecht planen.

Ein Beispiel für eine XYZ-Analyse

Ein Unternehmen, das Sportartikel herstellt, besitzt einen Online-Shop über den es diese auch vertreibt. Die Daten über den Verkauf der einzelnen Produkte liegen detailliert vor, so dass eine XYZ-Analyse problemlos möglich ist.

Sportschuhe: Diese werden über das ganze Jahr hinweg recht regelmäßig nachgefragt und verkauft. Daher gehören die Sportschuhe in die Kategorie der X-Klasse. Die Anzahl der im Lager vorrätigen Sportschuhe ist somit relativ leicht vorhersehbar und planbar.

Skiausrüstung: Die Artikel aus dem Bereich der Skiausrüstung werden saisonal nachgefragt. Die Nachfrage startet im Herbst, steigert sich im Winter und ebbt im Lauf des Frühjahrs wieder ab. Dagegen werden im Sommer kaum Artikel aus dem Wintersportbereich benötigt. Damit die nötige Anzahl der Produkte im Lager vorhanden ist, muss die saisonale Nachfrage berücksichtigt werden. Diese Artikel gehören damit in die Kategorie der Y-Klasse.

Ersatzteile: Diese werden nur relativ unregelmäßig nachgefragt. Daher sind Planungen deutlich schwieriger und die Ersatzteile gehören in die Kategorie der Z-Klasse.

Die Berechnung der XYZ-Analyse

Damit sich die benötigten Mengen der Artikel berechnen lassen, führt man den Variationskoeffizient (VarK) ein. Für Artikel der X-Klasse reicht ein VarK von 0 bis 25 Prozent aus, bei Y-Artikeln beträgt der VarK zwischen 25 und 50 Prozent, und bei Z-Artikeln ab 50 Prozent und mehr.

Der VarK lässt sich nach der Formel

VarK (Artikel) = Wurzel aus Varianz (Artikel) : durch Mittelwert (Artikel) x 100

berechnen.

Mit Excel gelingt die XYZ-Analyse leicht

Sowohl für die Varianz als auch für den Mittelwert gibt es vorgefertigte Formeln in Excel. Daher lässt sich auch der Varianzkoeffizienz leicht in Excel berechnen. Voraussetzung ist lediglich eine Datenreihe, beispielsweise von A1 bis A20, als Berechnungsbasis.

Noch einfacher lässt sich die XYZ-Analyse mit einem ERP-System berechnen. ERP-Systeme sind Softwarelösungen, mit denen sich geschäftliche Prozesse und Ressourcenverwaltung einfach steuern lassen. Dazu muss das ERP allerdings in der Lage sein, die Klassifizierung als dynamischen Prozess zu begreifen. Schließlich kann ein Artikel von der X-Klasse in die Y-Klasse oder von der Y-Klasse in die Z-Klasse wechseln.

Für die Logistik unabdingbar

Sowohl für das Bestandsmanagement als auch für die Logistik ist eine möglichst korrekte XYZ-Analyse wesentlich. Mit ihrer Hilfe lässt sich für jeden einzelnen Artikel die optimale Strategie zur Lagerung, Bestellung und Lieferung festlegen. Werden pro Woche beispielsweise 120 Sportschuhe verkauft, lassen sich diese entsprechend beim Lieferanten in relativ kurzen Zeitabständen ordern. So sind immer ausreichend Produkte im Lager, jedoch nicht so viele, dass sie zu viel Platz verbrauchen.

Für die saisonal nachgefragte Skiausrüstung gilt es, die Lagerbestände rechtzeitig vor der Nachfrage aufzustocken und in der Hauptsaison in entsprechend hohen Stückzahlen zu bestellen. Damit lässt sich die Zeit der hohen Nachfrage gut abdecken. Flaut die Saison im Frühjahr wieder ab, nehmen auch die Bestellungen ab. Damit werden hohe Restbestände vermieden.

Bei den Artikeln der Z-Klasse kann man zwei unterschiedliche Strategien wählen: Entweder liegen einige wenige Ersatzteile ständig auf Vorrat und sind auf Nachfrage schnell lieferbar, oder man ordert sie erst dann vom Hersteller, wenn man sie tatsächlich benötigt. Das ist allerdings für den Kunden in der Regel mit etwas Wartezeit verbunden. Welche der beiden Strategien man schlussendlich wählt, hängt nicht nur von der Lieferzeit, sondern auch vom Platzbedarf im Lager oder dem Preis der einzelnen Artikel ab.

Fazit

Die XYZ-Analyse ist ein geeignetes Tool zur Berechnung benötigter Artikelmengen. Mit ihrer Hilfe kann man die einzelnen Artikel nach Regelmäßigkeit und Nachfrage klassifizieren. Schließlich ist Lagerplatz teuer, da gilt es, die vom Kunden nachgefragten Artikel in der benötigten Menge auch wirklich im Lager zu haben. Dann sind die Lieferzeiten so kurz wie möglich und die Bestände binden kein Kapital.

Soll das Management des Lagerbestandes noch weiter optimiert und genauer am Bedarf ausgerichtet werden, kombinieren Unternehmen die XYZ-Analyse noch mit der ABC-Analyse. In dieser priorisiert man die einzelnen Artikel. Allerdings ist eine ABC-Analyse lediglich eine Momentaufnahme, und ohne die Kombination mit der XYZ-Analyse nicht so wirksam. Grundsätzlich gilt, dass die Warenströme regelmäßig kontrolliert und überprüft werden sollten, nur dann ist eine optimale Lagerhaltung machbar, in der so wenig Kapital wie möglich gebunden wird.