Was ist ein Debitor?

11 Nov Was ist ein Debitor?

Der Ausdruck „Debitor“ leitet sich vom lateinischen Wort „debere (= schulden) ab. Der Begriff stammt aus dem Rechnungswesen. Experten verwenden das Wort im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung. Debitoren sind Schuldner, welche Waren von einem Lieferanten bezogen haben.

Was bedeutet Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung von Unternehmen. Die Finanzbuchhalter befassen sich mit den Vorgängen rund um Lieferungen und Leistungen. Gegenüber den Debitoren hat das Unternehmen Forderungen, die zu verbuchen und zu verwalten sind. Zur Existenzsicherung ist es für das Unternehmen wichtig, offene Posten zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit allen laufenden Geschäftsvorfällen. Zu den Aufgaben gehören die Regulierung des Mahnwesens und die Durchführung von Lastschriften. Das Forderungsmanagement ist eine Untersektion des Forderungsmanagements.

Wann ist ein Kunde ein Debitor?

Debitor ist, wer eine Ware erhalten hat und den Betrag noch schuldet

Sobald der Kunde eine Rechnung vom Unternehmen erhalten hat, gilt er als Debitor. Er ist Schuldner des Unternehmens, da er den Rechnungsbetrag überweisen muss. Erst mit vollständiger Bezahlung der Schuld ist der Kunde kein Debitor mehr. Ob die Zahlung überfällig ist oder nicht, spielt bei der Kategorisierung als Debitor keine Rolle.

Die Debitorenbuchhaltung ist für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Buchhalter kontrollieren offene Außenstände und behalten den Überblick über die Finanzlage. Alle offenen Außenstände sind in der Debitorenbuchhaltung aufgelistet.

Anschaulich erklärt: Kunde A wird zum Debitor

Angenommen das Unternehmen U besitzt einen Online-Shop und vertreibt über den Online-Shop Lebensmittel. Kunde A informiert sich über das Angebot und bestellt schließlich zwei Kisten Bier. U verpackt die Ware und sendet die Ware zu A. Der Ware legt U die Rechnung in Höhe von 29,99 Euro bei.

A nimmt das Paket an und wird zum Schuldner, da er verpflichtet ist, den Rechnungsbetrag zu begleichen. U ist aus Sicht von A der Kreditor, da U eine Form des Kredites an A vergibt. A hat Ware erhalten, deren Gegenwert er bezahlen muss. Die offene Rechnung ist als Kredit zu bewerten.

Welche Person kann zu  einem Debitor werden?

Debitoren können natürliche oder juristische Personen sein. Es kann sich um den privaten Käufer beim Online-Shop, um ein Unternehmen oder um die Gemeindeverwaltung handeln. Entscheidend ist die Existenz eines offenen Postens.

Forderungen aus Lieferung und Leistung

Die Ansprüche gegen Debitoren begründen sich nicht zwangsläufig auf Forderungen aus Warenlieferungen. Ebenso fallen Forderungen aus Leistungen unter die offenen Forderungen entsprechend den Grundlagen der Bilanzierung. „Forderungen aus Lieferung und Leistung“ ist in § 266 Abs. 2 B II Nr. 1 HGB benannt beziehungsweise es ist festgelegt, wie eine Bilanzaufgebaut sein muss.

Forderungen aus Lieferung und Leistung sind somit in einem speziellen Bilanzposten aufgeführt. Die Struktur der Bilanz ist klar vorgegeben, sodass sich ein sachkundiger Dritter schnell einen Überblick verschaffen. Diese Eigenschaft ist hinsichtlich der Erstellung der Bilanz vorgeschrieben.

Die Rolle des Debitoren in der Bilanzierung

Offene Forderungen führen in den meisten Fällen zu Einnahmen, sofern der Debitor den Betrag bezahlt. Solange Posten offen sind, handelt es sich noch nicht um Einnahmen. Das Gebot der Bilanzklarheit fordert die differenzierte Abgrenzung zwischen offenen Posten und Einnahmen.

Es wäre jedoch nicht korrekt, auf eine Auflistung offenerer Posten in der Bilanzierung zu verzichten. Das Unternehmen hat die Leistungen erbracht, es hat einen Anspruch auf die Bezahlung der geschuldeten Summe. Die offenen Posten wandeln sich höchstwahrscheinlich in Einnahmen um. Daher kennt das HBG die Einordnung als Forderungen aus Lieferung und Leistung.

Entsteht beim Barkauf auch eine Schuldner-Kreditor-Beziehung?

Wie geschildert, wird der Kunde beim Rechnungskauf zum Schuldner, da er die Ware erhalten jedoch noch nicht bezahlt hat. Beim Barkauf liegt eine abweichende Situation vor: Der Kunde nimmt die Ware und bezahlt nahezu zeitgleich den Kaufpreis. Er schuldet dem Unternehmen kein Geld und ist somit kein Debitor.

Nimmt der Kunde jedoch die Ware an, kann den Kaufpreis aber nicht bezahlen, dann wird er zum Schuldner. An dieser Stelle wird nicht bewertet, ob das Unternehmen rechtlich die Möglichkeit hätte, den Kaufvertrag zu verweigern, sondern es wird angenommen, dass das Unternehmen den Barkauf in einen Rechnungskauf umwandelt.

Nicht immer ist der Kunde der Debitor

Das Unternehmen ist situationsabhängig der Kreditor oder Schuldner. Ist die gelieferte Ware beschädigt, dann kann der Kunde sein Geld zurückverlangen und vom Kauf zurücktreten. Erklärt der Kunde diesen Willen, steht das Unternehmen in der Pflicht, den Rechnungsbetrag zu erstatten. Das Unternehmen ist der Schuldner des Kunden.

Aktiva und Passiva in der Bilanz

Forderungen aus Lieferung und Leistung stehen in der Bilanz auf der Aktivseite, da es sich quasi um Vermögen des Unternehmens handelt. Die Passivseite bildet die Mittelherkunft auf. Dort sind das Eigenkapital und Fremdkapital aufgelistet. Auf der Passivseite stehen Verbindlichkeiten, die das Unternehmen beispielsweise gegenüber anderen Unternehmen oder Banken hat.

Sie können Forderungen aus Leistungen und Lieferungen erst bilanzrechtlich verbuchen, wenn sie die Leistung erbracht haben. Sobald Sie den geschuldeten Betrag erhalten haben, müssen Sie die Ausbuchung vornehmen. Bezahlt der Schuldner nur einen Teil der Rechnungssumme, dann buchen sie diesen Betrag aus.

Ein Restrisiko verbleibt für den Kreditor

Offene Posten führen in den meisten Fällen zu Einnahmen – jedoch nicht in allen Fällen. Für den Kreditor verbleibt ein Risiko. Er ist in Vorleistung gegangen und hat seine vertraglichen Pflichten erfüllt. Bezahlt der Kunde die Rechnung nicht, dann resultiert das Risiko des Ausfalls beziehungsweise der Ausfall ist bereits eingetreten.

Wie vermeide ich das Debitorenrisiko?

Sobald Sie dem Rechnungskauf zustimmen, gehen Sie ein Debitorenrisiko ein. Lediglich das Verlangen von Vorkasse verhindert Zahlungsausfälle zuverlässig. Leistet der Kunde keine Vorkassen, dann versenden Sie keine Ware. Allerdings besteht das Risiko, dass potenzielle Kunden abgeschreckt werden, wenn Sie keinen Rechnungskauf anbieten.

Das Konto „zweifelhafte Forderungen“ dient der Einbuchung von Forderungen, die vom Kunden abgelehnt werden. Gibt der Kunde an, nicht zahlen zu wollen, dann nehmen Sie diese Umbuchung vor. Steht endgültig fest, dass Sie die Forderung nicht einholen können, dann ist eine Wertberichtigung beziehungsweise eine Abschreibung erforderlich.

Sicheres Debitorenmanagement gestalten

Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollten Sie genau abwägen, wann Sie dem Rechnungskauf zustimmen. Eine Prüfung der Bonität vor der Entscheidung über die Zustimmung zum Rechnungskauf ist eine Option. Oder Sie verlangen beim ersten Kauf stets Vorauskasse und gestatten den Rechnungskauf nur Stammkunden.

Es ist üblich, offene Forderungen zu haben, da Lieferung und Zahlungserhalt nicht immer übereinstimmen. Jedoch sollte das Verhältnis zwischen Lieferungen und offenen Posten für Sie günstig sein. Ein verhältnismäßiger hoher Stand an offenen Forderungen weist auf eine zu geringe Zahlungsmoral der Kunden hin, was langfristig gesehen zu wirtschaftlichen Schwierigkeiten führen kann.

Forderungsmanagement effektiv gestalten

Grundlage für ein effektives Forderungsmanagement ist die Auflistung aller offenen Posten. Die Unternehmen müssen Kenntnis über ihre Finanzen haben, um das richtige Vorgehen auszuwählen. Es ist möglich, Teilbereiche der Finanzbuchhaltung an externe Anbieter auszulagern oder Sie übernehmen diese Aufgabe intern. Die Gestaltung der Zahlungsmöglichkeiten sowie die Überwachung der Zahlungseingänge gehört ebenfalls zum effektiven Finanzmanagement.