Prozessinnovation gestalten: So implementieren Sie die Optimierung im Unternehmen

11 Nov Prozessinnovation gestalten: So implementieren Sie die Optimierung im Unternehmen

Das Schlagwort der Prozessinnovation ist für viele Unternehmen zu abstrakt, um die eigene Geschäftsstruktur dadurch auf den Prüfstand zu stellen. Dabei lohnt sich die Optimierung von internen und externen Prozessen bereits im kleinen Rahmen. Technische Innovationen, organisatorische Innovationen und eine Neuausrichtung der Marke können das Geschäft beleben oder sogar retten. So schaffen Sie Veränderung in Ihrem Unternehmen.

Die Digitalisierung hat kleinen und mittelständischen Unternehmen die Grenzen dessen aufgezeigt, was sie ohne Veränderung erreichen können. Wer heute keine digitalen Prozesse im Unternehmen nutzt, verschenkt Kapazitäten, beschäftigt unnötig viel Personal in der Buchhaltung, Kommunikation und Verwaltung und kann in einigen Branchen nicht einmal Fuß fassen. Selbst die kleinste Buchhandlung ist heute auf die Arbeit mit Onlinearchiven, digitalen Bestellsystemen und automatisierter Logistik angewiesen.

Diese Veränderung wurde durch Prozessinnovation im großen Stil angeregt und konnte so in vielen Firmen weltweit über die letzten 20 Jahre umgesetzt werden. Die meisten Prozesse lassen sich am besten individuell optimieren, sowohl im Unternehmen, als auch extern.

Was bedeutet die Prozessinnovation für Geschäftsstrukturen

Ein einzelner Prozess innerhalb eines Unternehmens kann verschwindend klein wirken und dennoch eine große Wirkung auf Arbeitsweise, Umsätze und die Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsplatz haben. Eine solche Veränderung ist beispielsweise das Einführen von Mentoring Personen für das Onboarding, also die Einstellung neuer Mitarbeiter. Die schnelle Einarbeitung und der Bezug zur Vertrauensperson machen aus Neuankömmlingen schneller funktionierende Teammitglieder, die selbst Verantwortung übernehmen.

Der Wechsel vom Serverraum zur Arbeit in der Cloud löst ebenfalls mehrere Probleme, beispielsweise die Sicherheitsbedenken bei der Freigabe von Daten. In der Cloud werden Zugriffsrechte vergeben, während der Server sogar für Auswärtige oft zugänglich ist.

Eine Veränderung und Optimierung in einem Unternehmen jedweder Größe muss nicht kostenintensiv sein. Aber man muss sie intelligent in mehreren Schritten planen. Wenn Geschäftsstrukturen reif für eine Veränderung sind, steht nicht das große „Warum“ im Raum, sondern die Frage, welchen Idealzustand man erreichen kann.

In 7 Schritten zur Optimierung Ihrer Prozesse

Einige kleinere Veränderungen, wie beispielsweise die Renovierung von Büroräumen um hellere Arbeitsplätze zu schaffen, kann man schnell durchführen. Die meisten Prozesse benötigen jedoch in Schritt 1 zuerst eine Analyse.

Finden Sie im Qualitätsmanagement, Gespräch mit Mitarbeitern, der Verwaltung oder durch Zusammenarbeit mit Experten heraus, wie Ihr Geschäftsmodell aktuell aufgestellt ist. Finden Sie Posten in den Ausgaben, die unnötig hoch erscheinen oder sehen Sie sich bei der Konkurrenz um, wie ein modernes Unternehmen gegliedert ist.

Schritt 2 führt zur Planung des Prozesses, den man optimieren möchte. In Schritt 3 erstellt man eine Vision, welcher Idealzustand gewünscht ist. Das kann ein Endziel sein, beispielsweise das hellere Büro mit guter Belüftung, Beleuchtungskonzept und energiesparender Ausstattung, sowie ergonomischer Einrichtung. Etappenziele funktionieren ebenfalls. Während man in Schritt 4 die Funktionen des Prozesses erforscht, plant man in Schritt 5 den überarbeiteten Prozess.

All diese Schritte können über Tage, Wochen oder umfangreiche Projektplanung über Monate erfolgen.

In Schritt 6 liegt ein vollständiger Plan vor, der Antwort gibt auf folgende Fragen:

Wie ist die aktuelle Situation?
Was sollte man ändern?
Wieso sollte man es ändern?
Wie sieht das ideale Resultat aus?
Wie funktioniert die Optimierung?
Welche Prozesse muss man Schritt für Schritt verbessern?
Wer ist für die Optimierung zuständig und wie überprüfen Sie den Verlauf?

In Schritt 7 der Prozessinnovation ersetzt man schließlich den Prozess selbst durch die Neuplanung und etabliert die neue Arbeitsweise in Etappen oder über eine kurze Eingewöhnungszeit.

Wann eine Prozessinnovation dem Unternehmen helfen kann

Prozesse sollte man generell immer wieder überarbeiten. Eine eingefahrene Struktur veraltet schnell. Unzufriedene Mitarbeiter, stagnierende Umsätze, das Aussetzen eines allgemeinen Wachstums der Firma und Schwierigkeiten beim Ansprechen neuer Kunden können die Folge sein.

Wann immer Unternehmen nicht vom Fleck kommen, Produkte floppen oder Dienstleistungen nicht mehr wirtschaftlich sind, muss die Geschäftsstruktur auf den Prüfstand gestellt werden. In der Regel ist jedoch jede Optimierung nach modernen Standards ein positiver Faktor für das Unternehmen. Wagen Sie die Veränderung und nutzen Sie das Potential neuer Denk- und Handlungsanstöße.