Die Gewinn- und Verlustrechnung – Definition, Aufbau und Darstellungsformen

13 Nov Die Gewinn- und Verlustrechnung – Definition, Aufbau und Darstellungsformen

Die Gewinn- und Verlustrechnung – kurz als GuV bezeichnet – ist eine Gegenüberstellung von betrieblichen Aufwendungen und Erträgen.

 

Mithilfe der GuV ermittelt ein buchführungspflichtiger Unternehmer (Kaufmann im Sinne des Handelsrechts) den Gewinn oder den Verlust, den sein Betrieb innerhalb einer Abrechnungsperiode – diese entspricht in der Regel dem Kalenderjahr – erwirtschaftet hat.

 

Zusammen mit der Bilanz stellt die Gewinn- und Verlustrechnung die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses eines Kaufmanns dar. Im Gegensatz zur Bilanz ist die GuV zeitraumbezogen. Der Unternehmer erfasst alle betrieblichen Aufwendungen und alle Unternehmensumsätze, die er in der Zeit vom 01. Januar eines Jahres bis zum 31. Dezember desselben Jahres verausgabt beziehungsweise vereinnahmt hat.

 

Welche Unternehmer müssen eine GuV aufstellen?

 

Zur Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichten das Handelsrecht und das Steuerrecht alle Unternehmer, die buchführungspflichtig sind. Dies ergibt sich aus der Vorschrift des § 242 Absatz 3 HGB (Handelsgesetzbuch). Zu den buchführungspflichtigen Kaufleuten gehört z. B. eine GmbH.

 

Nicht buchführungspflichtige Unternehmer – z. B. ein kleingewerbetreibender Unternehmer – muss keine Bilanz und demzufolge auch keine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Von der Buchführungspflicht sind auch die Unternehmer befreit, die Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit im Sinne des § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) erzielen.

 

GuV und Einnahmen-Überschussrechnung

 

Jene Unternehmen, die das Gesetz nicht zur Aufstellung einer Bilanz und einer GuV verpflichtet, ermitteln ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Hierbei stellen sie ihre Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber.

 

Das Ergebnis der Einnahmen-Überschussrechnung dient dem Finanzamt zur Festsetzung der Steuern (Einkommensteuer und Gewerbesteuer), die ein nicht buchführungspflichtiger Unternehmer bezahlen muss.

 

Für die Erstellung einer Einnahmen-Überschussrechnung, ist es sehr wichtig, dass der Unternehmer oder der Ersteller der EÜR eine korrekte Zuordnung der Einnahmen vornimmt. Hierzu zählen alle Einnahmen, die dem Betrieb aufgrund seiner unternehmerischen Tätigkeit zufließen.

 

Als Betriebsausgaben kann der nicht buchführungspflichtige Unternehmer alle Kosten in Ansatz bringen, die betrieblich veranlasst sind. Dies ergibt sich aus der Vorschrift des § 4 Absatz 4 EStG.

 

Der Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung

 

Die GuV unterscheidet sich in ihrem Aufbau von einer Einnahmen-Überschussrechnung. Das Handelsrecht schreibt für die Erstellung einer GuV im § 275 HGB eine bestimmte Form vor. Der Gesetzgeber überlässt es aber dem Ersteller, ob die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt wird. Die GuV kann der Ersteller in Konten- oder in Staffelform anfertigen.

 

Die GuV im Gesamtkostenverfahren

 

Stellt ein Unternehmen die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren auf, muss es bei der Erstellung die Vorschrift des § 275 Absatz 2 HGB beachten. Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass die für die Erstellung verantwortliche Person – dies kann z. B. auch der Steuerberater des Unternehmens sein – neben den Aufwendungen und den Erträgen auch die Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen erfasst.

 

Die Bestandsveränderungen ergeben sich bei einem produzierenden Unternehmen durch den Warenbestand. Verkauft das Unternehmen mehr Waren als es Materialien für die Produktion benötigt, tritt eine Bestandminderung ein. Im anderen Fall – hier hat das Unternehmen mehr Materialien eingekauft als Waren verkauft, kommt es zu einer Bestandsmehrung. Ein Unternehmen, das den Warenbestand in der Bilanz ausweist, muss die Bestandsveränderung für jede Abrechnungsperiode ermitteln.

 

Als aktivierte Eigenleistung versteht das Handelsrecht jene Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, die ein Unternehmen für die eigene Verwendung im Unternehmen herstellt. Dies kann z. B. eine selbst entwickelte Software oder eine Maschine sein, die die Produktionsabläufe besser koordinieren soll.

 

Beispiel

 

Ein Autohaus entwickelt ein Auto, das nicht zum Verkauf bestimmt ist. Das Unternehmen setzt den Wagen als Prototyp und Vorführwagen ein. Die Kosten für die Entwicklung und die Herstellung des Fahrzeugs muss das Unternehmen als aktivierte Eigenleistung unter den Aufwendungen in der GuV ausweisen.

 

Die Vorschrift des § 275 Absatz 2 HGB nennt sämtliche Positionen, die ein Unternehmen ausweisen muss, wenn es die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren erstellt. Zu den Aufwendungen gehören z. B. der Materialaufwand, der Personalaufwand und die Abschreibungen.

 

Vor- und Nachteile des Gesamtkostenverfahrens

 

Ein Vorteil des Gesamtkostenverfahrens besteht darin, dass der Buchhalter die erforderlichen Daten direkt der laufenden Buchführung entnehmen kann. Er muss das Ergebnis nicht aufwendig berechnen. Es genügt, wenn der Buchhalter zur Ermittlung eines Gewinns (oder Verlusts) die Aufwendungen den Erträgen gegenüberstellt. Eine Bestandserhöhung und der Ausweis aktivierter Eigenleistungen wirkt sich gewinnerhöhend aus. Ermittelt das Unternehmen eine Bestandsminderung, muss es einen geringeren Gewinn für die Festsetzung der Steuern zugrunde legen.

 

Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens profitiert ein Unternehmen auch davon, dass es die angefallenen Kosten besser überblicken kann.

 

Der Nachteil des Gesamtkostenverfahrens besteht darin, dass die Ermittlung der Bestandsveränderung sehr aufwendig ist, weil die Mitarbeiter mit der Erstellung umfassender Inventuren beschäftigt sind.

 

Ebenfalls nachteilig ist es, dass sich bei Erstellung einer GuV nach dem Gesamtkostenverfahren keine Rückschlüsse auf den wirtschaftlichen Erfolg einzelner Produkte ergeben. Dies liegt daran, dass der Buchhalter bei der GuV nach § 275 Absatz 2 HGB gleichartige Produkte zu einer Produktgruppe zusammenfasst und nicht einzeln ausweist.

 

Da das Gesamtkostenverfahren aber einfach in der Handhabung ist, wenden viele kleinere und mittlere Unternehmen es an, um ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

 

Die GuV im Umsatzkostenverfahren

 

Die für das Umsatzkostenverfahren maßgebliche Vorschrift bildet § 275 Absatz 3 HGB. Im Gegensatz zum Gesamtkostenverfahren spielen die Bestandsveränderungen und die aktivierten Eigenleistungen bei der Erstellung eine nicht so bedeutungsvolle Rolle.

 

Der Buchhalter, der eine GuV nach dem Umsatzkostenverfahren aufstellt, zieht von den betrieblich erzielten Umsätzen jene Aufwendungen ab, die mit der Erzielung der Umsätze in einem direkten Zusammenhang stehen. Dies sind z. B. die Aufwendungen, die das Unternehmen für Personal und den Bezug von Materialien aufwendet.

 

Im Gegensatz zum Gesamtkostenverfahren weist ein Unternehmen, das die GuV nach dem Umsatzkostenverfahren erstellt, alle Aufwendungen und Erträge einzeln aus. Auch Bestandsveränderungen und halbfertige Erzeugnisse fasst das Unternehmen nicht zu einer gesonderten Gruppe zusammen.

 

Vor- und Nachteile des Umsatzkostenverfahrens

 

Das Umsatzkostenverfahren ist besonders eine vorteilhafte Darstellungsform, wenn ein Unternehmen zuverlässige Informationen über die eigene Wirtschaftlichkeit und den Erfolg am Markt erhalten möchte.

 

Bei international agierenden Unternehmen, die ihren Jahresabschluss nicht nach dem Handelsrecht, sondern nach den Standards des US-GAAP aufstellen, ist das Umsatzkostenverfahren verpflichtend vorgeschrieben.

 

Weil die Zahlen sich nicht einfach aus der Buchführung ablesen lassen, ist die Erstellung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren erheblich aufwendiger als die Erstellung nach dem Gesamtkostenverfahren. Für die Ermittlung der Aufwendungen muss der Buchhalter Angaben aus der Kostenrechnung verwenden und selbst zahlreiche statische Berechnungen durchführen.

 

Das Umsatzkostenverfahren spielt insbesondere bei der Bilanzierung großer Unternehmen und Konzerne eine tragende Rolle. Kleinere und mittlere Unternehmen scheuen diese Darstellungsform, weil neben der laufenden Buchführung auch eine separate Kostenrechnung geführt werden muss.

 

Die GuV in Konten- oder Staffelform?

 

Entscheidet ein Unternehmen sich für die Darstellung der GuV in Kontenform, stellt es die Aufwendungen und die Erträge in Kontenform gegenüber. Überwiegen die Beträge der Aufwandsseite, hat das Unternehmen einen Verlust erwirtschaftet. Ist die Ertragsseite größer als die Aufwandsseite, hat das Unternehmen einen Gewinn erzielt, den es versteuern muss.

 

Bei einer GuV in Staffelform schreibt das Unternehmen Aufwendungen und Erträge untereinander weg. Auch hier gilt, dass sich ein Gewinn ergibt, wenn die Erträge die Aufwendungen überwiegen.

 

Was bedeutet Brutto- oder Nettoprinzip?

 

Nicht abhängig davon, ob ein Unternehmen die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzverfahren erstellt, muss es entscheiden, ob es bei der Auflistung der einzelnen Positionen das Bruttoprinzip oder das Nettoprinzip anwendet. Mit der Entscheidung legt das Unternehmen fest, ob es die Aufwendungen und Erträge miteinander saldiert oder nicht.

 

Bei Anwendung des Bruttoprinzips darf das Unternehmen die Aufwendungen nicht mit den Erträgen saldieren. Es besteht das strenge Saldierungsverbot.

 

Entscheidet sich das Unternehmen für das Nettoprinzip, ist eine Verrechnung von Aufwendungen und Erträgen möglich.

 

Beispiel

 

Ein Unternehmen stellt die GuV nach dem Bruttoprinzip auf. Es hat eine finanzielle Beteiligung an einem anderen Unternehmen. Für ihre Investition wird das Unternehmen mit einem Zinsertrag von 1.200 Euro entlohnt. Gleichzeitig hat das Unternehmen ein Darlehen aufgenommen, bei dessen Rückzahlung es regelmäßig Zinsen zahlt. Insgesamt beträgt der Zinsaufwand in der Abrechnungsperiode 1.100 Euro.

 

Bei Anwendung des Bruttoprinzips dürfen die Zinsaufwendungen nicht mit dem Zinsertrag verrechnet werden. In der GuV muss das Unternehmen beide Positionen ausweisen.

 

Würde das Unternehmen seine GuV nach dem Nettoprinzip aufstellen, reicht es aus, wenn es einen Zinsertrag von 100 Euro (1.200 Euro – 1.100 Euro) ausweist.

 

Welche Sonderregelungen gelten für Kleinstkapitalgesellschaften?

 

Die GuV als Bestandteil eines Jahresabschlusses muss jedes Unternehmen erstellen, das das Handelsrecht als Kaufmann klassifiziert. Hierzu zählen insbesondere die Kapitalgesellschaften (z. GmbH oder AG).

 

In diesem Zusammenhang ist die Vorschrift des § 267a HGB zu beachten. Die Rechtsvorschrift differenziert Kapitalgesellschaften in große, kleine und Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267 Absatz 1 HGB).

 

Für Kleinstkapitalgesellschaften sieht das Handelsrecht eine Erleichterung bei der Erstellung einer GuV vor.

 

Der Gesetzgeber stuft eine Kapitalgesellschaft als Kleingesellschaft ein, wenn die Bilanzsumme insgesamt nicht über 350.000 Euro liegt, die Umsatzerlöse zum Bilanzstichtag nicht höher als 700.000 Euro sind oder der Jahresdurchschnitt der beschäftigten Arbeitnehmer nicht über zehn Mitarbeitern liegt.

 

Für die Behandlung als Kleinstgesellschaft reicht es dem Gesetzgeber aus, wenn eine Kapitalgesellschaft zwei der drei Merkmale erfüllt.

 

Eine Kleinstkapitalgesellschaft braucht bei der Erstellung der GuV weder das Gesamtkostenverfahren noch das Umsatzkostenverfahren zu beachten. Es reicht aus, wenn die Kleinstkapitalgesellschaft ihre GuV in einer verkürzten Form darstellt. Zu den aufgeführten Positionen zählen die Umsatzerlöse, die sonstigen Erträge, der Materialaufwand, der Personalaufwand, die Abschreibungen, die sonstigen Aufwendungen und die zu zahlenden Steuern.

 

Die GuV als Teil des Jahresabschlusses

 

Die handelsrechtlichen Vorschriften sehen vor, dass der Jahresabschluss eines buchführungspflichtigen Unternehmens sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zusammensetzt. Mithilfe der Zahlen, die sich aus der Bilanz und der GuV ergeben, kann ein Finanzamt die Steuern für ein Wirtschaftsjahr festsetzen und gegen das Unternehmen einen Steuerbescheid erlassen.

 

Bilanz und GuV sind in einem engen Zusammenhang zu sehen. Denn das Ergebnis der GuV fließt am Abschlussstichtag in die Bilanz ein. Ergibt sich für das Unternehmen in der GuV ein Gewinn (Jahresüberschuss) erfasst der Buchhalter diesen im Haben des Eigenkapitalkontos. Analog bucht er den Verlust (Jahresfehlbetrag) auf die Sollseite des Eigenkapitalkontos.

 

Zusammenfassung

 

• In einer Gewinn- und Verlustrechnung stellt ein Unternehmer die getätigten betrieblichen Aufwendungen den erzielten Umsätzen gegenüber.
• Die GuV ist neben einer Bilanz der zweite Hauptbestandteil eines Jahresabschlusses.
• Eine GuV bezieht sich auf die unternehmerischen Aufwendungen und die Erträge einer bestimmten Abrechnungsperiode (meist das Kalenderjahr).
• Nur wenn ein Unternehmer die handelsrechtlichen Voraussetzungen eines Kaufmanns erfüllt, muss er einen Jahresabschluss aufstellen, dessen zweiter Bestandteil neben der Bilanz die GuV ist.
• Nicht buchführungspflichtige Unternehmer (z. B. Freiberufler) fertigen für die Festsetzung ihrer Steuerlast eine Einnahmen-Überschussrechnung an.
• Für die GuV besteht die Möglichkeit, diese nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren zu erstellen.
• Die Gewinn- und Verlustrechnung kann in Kontenform dargestellt werden.
• Bei Darstellung der GuV in Staffelform schreibt das Unternehmen Aufwendungen und Erträge untereinander weg.
• Ein Unternehmen muss sich entscheiden, ob es das Bruttoprinzip oder das Nettoprinzip anwendet.
• Kleinkapitalgesellschaften profitieren bei der Aufstellung der GuV von einer verkürzten Darstellungsform.
• Der Zusammenhang zwischen der Bilanz und der GuV wird deutlich, wenn das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresende in die Bilanz einfließt.