Fehlmengenkosten – Definition, Ursachen und Vermeidung

13 Nov Fehlmengenkosten – Definition, Ursachen und Vermeidung

Fehlmengenkosten sind Kosten, die aufgrund eines für die Erfüllung eines Auftrages zu geringen Lagerbestand entstehen. Die Kosten entstehen beispielsweise dann, wenn ein Unternehmen durch Ersatzbeschaffungen und andere Maßnahmen versucht, die Fehlmenge auszugleichen. Fehlmengenkosten sind immer ungeplante Kosten, die oft nicht exakt zu bestimmen sind. Die englische Bezeichnung dafür ist „stock-out-costs„.

Klassifizierung der Fehlmengenkosten

Bei Fehlmengenkosten erfolgt eine Unterscheidung zwischen

• direkten und
• indirekten Fehlmengenkosten

Sowohl die direkten wie auch die indirekten Fehlmengenkosten führen zu einer nicht geplanten Kapitalbindung im Unternehmen.

Direkte Fehlmengenkosten

Diese entstehen in einem Unternehmen immer dann, wenn der Lagerbestand nicht ausreicht, um unternehmensinterne oder externe Bedarfe zu decken. Die Unterdeckung kann dabei die Menge oder die Qualität des Lagerbestandes betreffen. Unternehmensinterne Bedarfe sind beispielsweise Produktionsmaterialien oder halbfertige Produkte. Externe Bedarfe sind Bestellungen von Kunden. Zu den direkten Fehlmengenkosten zählen:

• Konventionalstrafen für verspätete Lieferungen
• Schadensersatzzahlungen
• Kosten für die Reklamationsbearbeitung
• Entfallene Deckungsbeiträge und Umsätze
• Kosten für die Nacharbeitung fehlerhafter Produkte
• Gewährte Preisnachlässe wegen verzögerter Lieferung
• Kosten für die Aussortierung fehlerhafter Produkte

Ebenfalls Teil der direkten Fehlmengenkosten sind die sogenannten Opportunitätskosten. Hierunter fallen beispielsweise

• Kosten für den Stillstand von Maschinen
• Kosten für die Umrüstung von Produktionsanlagen
• fortlaufende Lohnkosten

Indirekte Fehlmengenkosten

Diese entstehen durch Sondermaßnahmen, mit denen ein Unternehmen einer drohenden Unterbrechung der Materialversorgung entgegenwirkt. Beispielsweise, wenn ein Unternehmen versucht, durch Ersatzbeschaffungen den zu geringen Lagerbestand auszugleichen.

Auch die Wahl eines anderen Versandweges für die rechtzeitige Belieferung des Kunden führt zu indirekten Fehlmengenkosten. Diese kurzfristigen Aktionen sind in der Regel kostenintensiv. Indirekte Fehlmengenkosten entstehen unter anderem durch:

• Einsatz alternativer, teurerer Materialien und Güter
• Warenbezug bei einem anderen, teureren Lieferanten
• höhere Versandkosten beispielsweise durch Expressversand
• Imageverluste bei anderen Kunden und potenziellen Neukunden
• Verlust von Kunden

Was sind mögliche Ursachen für Fehlmengen im Lagerbestand?

Die Ursachen für eine Fehlmenge im Lagerbestand sind vielfältig. Eine Fehlmenge kann beispielsweise durch eine verspätete Lieferung der benötigten Materialien entstehen. Lieferverzögerung sind neben einer nicht bedarfsgerechten Materialdisposition und verspäteten Bestellungen eine häufige Ursache für einen zu geringen Lagerbestand. Die Ursachen für Lieferverzögerungen können beim Lieferanten selbst liegen.

Auch wetterbedingte Ereignisse oder ein Fehler beim Logistikdienstleister sind eine mögliche Ursache. Weitere Ursachen für eine Fehlmenge sind Schäden, die bei der Einlagerung, Umlagerung oder Entnahme von Waren aus dem Lagerbestand entstehen. Auch Schäden durch den Transport innerhalb des Unternehmens oder der Verderb empfindlicher Waren können zu einer Fehlmenge führen.

Höhe der Kosten ermitteln

Eine genaue Bezifferung der Fehlmengenkosten ist nicht immer eindeutig möglich. Beispielsweise sind die Kosten für die Umstellung der Produktion wegen fehlender Teile bei Vollbeschäftigung meist höher als in Zeiten einer Unterbeschäftigung. Auch die Frachtkosten für Expresslieferungen oder die Kosten für Ersatzbeschaffungen können je nach Produkt und Kunden unterschiedlich ausfallen.

Ebenso ist es nicht möglich, eventuelle Schadenersatzforderungen im Voraus zu kalkulieren. Der tatsächliche Eintritt und die Höhe sind ungewiss. Die Höhe der Fehlmengenkosten ist darüber hinaus von der Dauer des Fehlers abhängig. Es macht einen großen Unterschied, ob eine Produktionsanlage einen Tag oder eine Woche stillsteht. Nur wenige Fehlmengenkosten wie beispielsweise Konventionalstrafen sind in ihrer Höhe und Fälligkeit bekannt.

Wodurch lassen sich diese Kosten vermeiden?

Eine Maßnahme zur Minimierung der Fehlmengenkosten ist eine regelmäßige Lieferantenbewertung. Bei dieser Bewertung erfolgt eine Beurteilung aller Lieferanten hinsichtlich ihrer Liefertreue und der gelieferten Qualität. Klare und für jeden Lieferanten verbindliche Vorgaben können ebenfalls dabei helfen, Fehlmengenkosten zu reduzieren. Überschreitet ein Lieferant wiederholt die vereinbarten Lieferfristen, kann es sinnvoll sein, mit diesem Lieferanten eine Konventionalstrafe bei weiteren Verzögerungen zu vereinbaren. Ebenfalls sinnvoll ist der Bezug wichtiger Materialien von mindestens zwei verschiedenen Lieferanten.

Eine der wichtigsten Vorbeugungsmaßnahmen zur Vermeidung von Fehlmengenkosten ist die Einführung eines Sicherheitsbestandes für den Lagerbestand kritischer Produkte. Durch einen ausreichenden Sicherheitsbestand steigen zwar die Lagerhaltungskosten, Schwankungen im Materialfluss können jedoch ausgeglichen werden. Der Sicherheitsbestand erfüllt folgende Zwecke

• Ausgleich von Verbrauchs- und Lieferterminabweichungen
• Auffangen von Minderlieferungen
• Kompensation von Retouren aufgrund von Qualitätsmängel
• Kompensation von Fehlern bei der Bestandsführung

Für eine Reduzierung der Fehlmengenkosten ist es erforderlich, dass die Bestellungen rechtzeitig erfolgen. Das heißt, bei einer planmäßigen Materialentnahme darf der festgelegte Sicherheitsbestand innerhalb der Beschaffungszeit nicht in Anspruch genommen werden. Ziel muss es sein, dass für die Erfüllung eines Auftrages kein Zugriff auf den Sicherheitsbestand erforderlich ist, bevor eine neue Materiallieferung eintrifft.