Fakturierung – Grundlagen der Rechnungsstellung

13 Nov Fakturierung – Grundlagen der Rechnungsstellung

Fakturierung ist ein Begriff aus der Wirtschaft. Er umschreibt die Rechnungsstellung. Sie erbringen eine Dienstleistung oder verkaufen ein Produkt. Dafür erstellen Sie für den Kunden eine Rechnung. Nach der Begleichung der Rechnungssumme gelten der Verkauf oder die Dienstleistung als abgeschlossen.

Es gibt verschiedene Arten der Rechnungsstellung. Hier kommt es auf die Dienstleistung an, die Sie als Unternehmen erbringen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie eine bestimmte Form einhalten. Andernfalls kann der Kunde die Zahlung der Rechnung ablehnen. Das Finanzamt akzeptiert nur Rechnungen, bei denen Sie die vorgeschriebene Form eingehalten haben.

Faktura – betriebswirtschaftlicher Begriff für die Rechnungsstellung

In der Betriebswirtschaft lautet die alternative Bezeichnung für eine Rechnung Faktura. Daraus leitet sich der Begriff der Fakturierung ab. Die Bezeichnung umfasst nicht nur die Ausstellung der Rechnung für den Kunden. Auch die Verbuchung des Betrages auf dem passenden Geschäftskonto ist in die Fakturierung eingeschlossen.

Wichtig zu wissen:

Häufig kommt es zu einer Verwechslung der Begriffe Rechnungsstellung und Rechnungslegung. Auch die synonyme Verwendung kommt vor. Dabei handelt es sich um zwei verschiedene Prozesse. Die Rechnungslegung schließt nicht nur die Erstellung von Rechnungen, sondern auch die Buchführung und den Jahresabschluss mit ein.

Formen der Fakturierung

Es gibt verschiedene Arten der Fakturierung, die Sie kennen und unterscheiden sollten. Nicht nur die klassische Rechnung gehört in den Bereich der Fakturierung. Weitere Formen sind:

• Lastschriften
• Stornobelege
• Gutschriften
• Quittungen

Die unterschiedlichen Möglichkeiten der Faktura beruhen auf der Diversität der Dienstleistungen. Wenn Sie eine einmalige Dienstleistung für einen Kunden erbringen, erstellen Sie in der Regel eine klassische Rechnung. Es gibt aber auch eine Vielzahl an wiederkehrenden Dienstleistungen. Hier wäre eine einzelne Rechnungsstellung zu aufwendig. So ist es möglich, die Beträge durch eine Lastschrift einzuziehen. Die einmalige Rechnungsstellung dient hier als Grundlage.

Anforderungen an eine ordentliche Rechnung

Kunden, Geschäftspartner und das Finanzamt fordern eine Rechnungsstellung, die gewissen Mindestanforderungen entspricht. Beachten Sie, dass Sie bei Nichteinhaltung dieser Mindestanforderung unter Umständen keinen Anspruch auf die Begleichung der Rechnungssumme haben. Außerdem kann das Finanzamt die Anerkennung des Betrages ablehnen.

Es gibt Pflichtangaben, die in den § 14 Abs. 4 / § 14a Abs. 5 UStG geregelt sind. Zu diesen Pflichtangaben gehören:

• Vollständigen Namen und Anschrift des Empfängers der Rechnung
• Vollständigen Namen und Anschrift des Rechnungsstellers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Rechnung
• Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID
• genaue Bezeichnung der Warenlieferung oder der Dienstleistungen
• Menge der Warenlieferung/Art der ausgeführten Dienstleistung
• gegebenenfalls Einzelpreise aufführen
• Lieferungszeitpunkt oder Datum der Erbringung der Leistung
• Ausweis des Gesamtbetrages
• Ausweis der Umsatzsteuer
• eventuelle Abzüge, Rabatte oder Skonti

In der Form der Rechnungsstellung sind Sie etwas freier. Es gibt keine einheitliche Vorlage, nach der Sie Ihre Rechnungen schreiben müssen. Es ist jedoch empfehlenswert, eine übersichtliche Form zu wählen und sich eng an die Vorgaben zu halten.

Rechnungsstellung dient der Beweislegung

Grundsätzlich wäre es möglich, eine Dienstleistung zu erbringen und sich den Betrag für diese Dienstleistung in Bar auszahlen zu lassen. Das Problem ist jedoch, dass Sie keinen Beweis haben. Diesen müssen Sie jedoch erbringen, wenn Sie dem Finanzamt Ihre Umsätze darlegen. Außerdem benötigen Sie das Dokument, um die Zahlungen bei Ihren Kunden einzufordern.

Haben Sie auf eine Rechnungsstellung verzichtet, können Sie den fälligen Betrag nicht anmahnen. Eine Mahnung setzt eine fristgerechte Rechnungsstellung voraus. Zudem benötigen Sie die Rechnungen, um Ihre Umsätze beim Finanzamt nachzuweisen. Dies ist Voraussetzung für die Berechnung der Einkommenssteuer. Aus diesen Gründen ist eine exakte Rechnungsstellung gemäß der Vorgaben ausgesprochen wichtig.

Fakturieren – vor oder nach dem Erbringen der Dienstleistung?

Sie können die Fakturierung vor oder nach der Erbringung der Dienstleistung vornehmen. Dem entsprechend gibt es eine Vorfakturierung und eine Nachfakturierung.

Vorfakturierung

Hier stellen Sie die Rechnung, bevor Sie die Dienstleistung erbracht haben. Dies ist üblich, wenn Kunden bei Ihnen eine regelmäßiges Abonnement abschließen. Auch Mobilfunkverträge oder Angebote der Streamingdienste sowie viele andere Dienstleister arbeiten bei der Erbringung regelmäßigen Leistungen mit einer Vorfakturierung.

Nachfakturierung

Hier erbringen Sie die Dienstleistung vor der Rechnungsstellung. Dies ist beispielsweise im Handwerk üblich. Der Kunde zahlt erst, wenn Sie alle Arbeiten fristgerecht ausgeführt haben.

Fristen für die Rechnungsstellung

Es ist üblich, bei der Rechnungsstellung eine Frist zu setzen. Der zu zahlende Betrag kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt fällig sein. Sie können auch eine Ratenzahlung gewähren.

In der Regel beträgt die Frist für die Zahlung einer Rechnung zwei Wochen. Sie können dem Kunden aber auch länger Zeit lassen. Es ist wichtig zu wissen, dass die Stellung einer Frist Voraussetzung für den Mahnprozess ist. Haben Sie keine Frist gesetzt, können Sie den fälligen Betrag nicht anmahnen.

Fazit:

Achten Sie bei der Rechnungsstellung auf die Wahrung der Form und auf die Fristsetzung. Beides ist Voraussetzung, dass Sie den Rechnungsbetrag erhalten und die Ausgaben ordnungsgemäß verbuchen können.