Controlling – Aufgaben und Funktionen in Unternehmen

Controlling kommt wie so vieles in der Betriebswirtschaftslehre und der praktischen Unternehmensführung aus den USA. Als die ersten Controller in europäischen Unternehmen ihre Tätigkeit aufnahmen, waren ihre amerikanischen Kollegen schon etabliert. Controlling ist in Europa auch eine relativ junge betriebswirtschaftliche Disziplin. Dementsprechend wurde der erste Lehrstuhl dafür in Deutschland erst Anfang der 1970er Jahre eingerichtet.

Controlling wird erfahrungsgemäß immer wichtiger, je mehr es auf effizientes Wirtschaften ankommt und je höher der Ergebnisdruck ist. Anders gesagt, haben Controller tendenziell Hochkonjunktur, wenn die Zeiten schwieriger werden. Interessant ist, dass es große Bandbreiten dabei gibt, was Controller in Unternehmen konkret tun und welche Rolle sie dort einnehmen.

Controlling: Versuch einer Definition

Wie Controlling zu definieren ist, beantwortet die Betriebswirtschaftslehre nicht einhellig. Stattdessen nähert man sich über die Funktionen, die Controller üblicherweise wahrnehmen. Oft greift man auch auf die Übersetzung von „to control“ zurück, was auf Deutsch übersetzt „steuern“, „lenken“ oder „überwachen“ bedeutet. Bereits an dieser Stelle ist es wichtig festzuhalten, dass man Controlling nicht mit Kontrolle gleichsetzen darf.

Die Funktionen des Controllings werden klar, wenn man sich dessen Verhältnis zur Unternehmensführung ansieht. Entscheiden, leiten und führen sind Aufgaben des Managements, um das herum eine Reihe von Unterstützungsfunktionen gruppiert ist. Dazu gehören Funktionen, die planen und überwachen, Informationen aufbereiten, strukturieren und interpretieren, diesbezügliche Systeme schaffen und Prozesse koordinieren. Dabei handelt es sich typische Aufgabengebiete von Controllern, die somit selbst keine Managementfunktion innehaben, sondern Unterstützungsaufgaben wahrnehmen.

Die ureigene Aufgabe des Controllings besteht darin, Management-Prozesse wie z.B. Investitionsentscheidungen oder strategische Weichenstellungen zu objektivieren. Dafür haben Controller durch belastbare Zahlen und Daten, die sie erheben und strukturieren, Transparenz und Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Denn es gilt bestmöglich zu vermeiden, dass es in Unternehmen zu Fehlsteuerungen durch irrationale Entscheidungen kommt. Selbst das beste Management kann nicht in allen Bereichen über Expertenwissen verfügen.

Controlling und seine Kernaufgaben im Einzelnen

Planung

Controller haben die Aufgabe, Planungsprozesse zu strukturieren und zu koordinieren, sowie Systeme und Werkzeuge dafür zur Verfügung zu stellen. Des Weiteren haben sie die inhaltliche Planung, die den Führungskräften obliegt, im Hinblick auf das übergeordnete Planungsziel zu begleiten. Teilpläne sind immer wieder vor dem Hintergrund des Gesamtziels zu überprüfen. Am Ende werden sie zu einem konsistenten Gesamtplan verarbeitet und dem Top-Management vorgelegt.

Je nach Planungsansatz können Controlling-Bereiche bereits in einem sehr frühen Stadium von Planungsprozessen wie der Budgetierung eingebunden sein. Beispielsweise formulieren Controller in Unternehmen, die in Planungsprozessen Top-Down-Ansätze verfolgen, Vorschläge für Ausgangswerte von Detailplanungen. In derartigen Prozessen nehmen sie intensiv Moderations– und Steuerungsfunktionen wahr.

Informationsbereitstellung

Wie schon gesagt, ist dies eine der Kernaufgaben des Controllings, wo es in besonderem Maße auf Qualität ankommt. Denn auf Basis der generierten Informationen treffen Führungskräfte unternehmerische Entscheidungen, die durchaus von großer Tragweite sein können. Daher hat die Informationsbereitstellung schnell, effizient, verlässlich und belastbar zu sein. Denn Diskussionen über die Richtigkeit von Zahlen und Daten sollen im Sinne von deren Akzeptanz weitestgehend ausgeschlossen sein.

Um eine hochwertige Informationsbereitstellung gewährleisten zu können, strukturiert und etabliert das Controlling leistungsstarke, steuerungsrelevante Berichtswesen-Systeme. Darauf aufbauend schafft es Berichtsstrukturen und bereitet Sachverhalte komprimiert für Entscheidungsträger auf. Innovative Controller arbeiten ständig an der Weiterentwicklung ihrer Systeme. Dies vor allem mit dem Ziel, Werkzeuge für Anwender so einfach wie möglich zu machen.

Steuerung

Steuern heißt auf Basis rechtzeitig erkannter Entwicklungen Veranlassungen zu treffen, um die Zielerreichung zu sichern. Dafür ist es wichtig, den Geschäftsverlauf anhand möglichst aktueller Daten zu überwachen und zu beurteilen. In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, dass das Controlling stets auch die Sicht der verantwortlichen Geschäftsbereiche mit einbezieht. Dadurch ist es möglich, eine breitere Sichtweise zu erlangen.

Übrigens zeigt sich hier deutlich, wie die einzelnen Aufgaben und Funktionen ineinandergreifen. Denn eine Steuerung ist nur dann sinnvoll und aussagekräftig, wenn sie auf ein leistungsfähiges und inhaltlich richtiges Berichtswesen zurückgreifen kann. Für die Akzeptanz bei den inhaltlich Verantwortlichen und dem Top-Management ist das von entscheidender Bedeutung.

Koordination

Controller können ihre Aufgaben nicht erfüllen, ohne eine Vielzahl von anderen Unternehmensbereichen und Prozessen zu koordinieren. Denken Sie nur an den komplexen Bereich der Budgetierung. Dort ist es notwendig, die unterschiedlichen Teilplanungen abzustimmen und für einen korrekten Ablauf der einzelnen Konsolidierungsschritte zu sorgen.

Controller müssen aber auch ihre eigenen Systeme koordinieren. In vielen Fällen ist ein funktionierendes Zusammenspiel einzelner Anwendungen unabdingbar. Beispielsweise erfordern Planungstools oft zeitgerecht und korrekt eingespielte Ist-Daten aus dem Berichtswesen und umgekehrt.

Rolle und Akzeptanz des Controllings in der Organisation

Für das Top-Management und die darunter liegenden Führungsebenen steht meist fest, dass Controllern eine Supportfunktion, allenfalls beratende Funktion zukommt. Kurz gesagt, ist die Erwartung, dass sich der Controlling-Bereich auf seine Unterstützungsfunktion beschränkt und diese professionell wahrnimmt. Demgegenüber steht oft ein anderes Rollenbild der Controller, die ihre Aufgaben viel weiter in Richtung Mitentscheidung reichend sehen. Dadurch entstehen nicht selten Missverständnisse bis hin zu schweren Auffassungsunterschieden, die sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirken können.

Besonders häufig entstehen Konflikte, wenn das Verhältnis mit der obersten Unternehmensführung nicht ausbalanciert ist. Beispielsweise kann dies der Fall sein, wenn das Controlling derart fachlich wirksam ist, dass Manager in ein Abhängigkeitsverhältnis geraten. Genauso nachteilig ist es, wenn Controller zum Spielball für interne Machtkämpfe und Stellvertreterkriege werden. Ebenso problematische Folgen hat es, wenn das Controlling zu einem restriktiven Kontrollorgan im Sinne einer Aufsichtseinheit verkommt.

Es ist für Controller nicht immer einfach, sich so zu positionieren, dass sie maximale Akzeptanz genießen. Allerdings sind Akzeptanz und Wertschätzung wesentliche Voraussetzungen dafür, dass eine Controlling-Einheit effektiv sein kann. Wenn einem der Rest des Unternehmens Misstrauen und Ablehnung entgegenbringt, wird man seine Leistung nicht bringen können. Dementsprechend achten erfolgreiche Controller stets darauf, sich auf ihre Rolle als interne Dienstleister und Berater zu konzentrieren.

Controlling im Wandel

Daran, dass das Controlling im Wesentlichen für die Entscheidungsvorbereitung zuständig ist, wird sich auch in Zukunft wohl nichts ändern. Allerdings zeichnet sich ab, dass Controller verstärkt als interne Berater am Entscheidungsprozess teilhaben und sich so als Business-Partner etablieren. Dadurch erhält der Controlling-Bereich mehr Mitsprache und das dort vorhandene betriebswirtschaftliche Wissen ist noch besser genützt.

Auch auf einem anderen Gebiet zeichnen sich deutliche Änderungen ab. Digitalisierung, künstliche Intelligenz und voll integrierte Systeme erleichtern zunehmend das Generieren und Aufbereiten komplexer Daten. Diese Systeme werden Controller aller Voraussicht nach auch in Zukunft nicht ersetzen, es wird sich aber ihr Funktionsumfang ändern. So wird es wohl für Controller immer wichtiger, derartige Systeme zu und für ihre Zwecke nutzbar zu machen.