Budgetierung – was ist das genau?

13 Nov Budgetierung – was ist das genau?

Ein Unternehmen gründet sich in der ersten Phase relativ schnell und unkompliziert. Gründen ist – im Nachhinein gesehen – simpel im Vergleich zu allen Tätigkeiten und Anforderungen, die im Anschluss folgen. Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung sind nur ein paar der Aufgaben, die zu einem erfolgreichen Wachstum beitragen – natürlich im Idealfall profitabel und kostendeckend. Doch auch die Budgetierung ist ein Thema für Unternehmer.

Wie plant man aber als Unternehmer sinnvoll Umsätze, Gewinne, Rücklagen und bildet diese sinnvoll ab? Bis zu welcher Unternehmensgröße funktioniert es auch mit einer reinen Einnahmen-Ausgaben-Planung? Wie langfristig plant man? All das wird im Rahmen der Budgetierung beantwortet.

Die Budgetierung – was genau verbirgt sich dahinter?

Unternehmen (eigentümergeführte, Konzerne, Staatsunternehmen, etc. ) haben die Auswahl zwischen mehreren Controlling- und Planungstools für die kurz- und langfristige Planung des Budgets. Das Budget oder der Etat ist eine vorgegebene Wertegröße, die vom Verantwortlichen einzuhalten ist. Je nach Unternehmensgröße sind unterschiedliche Instrumente sinnvoll.

Ein bekanntes Tool zur kurz- und langfristigen Planung von Unternehmenskennzahlen ist die Budgetierung. Dahinter verbirgt sich der komplette Prozess des Planens, in dem alle Aktionen im Rahmen von Erstellung, Kontrolle, Genehmigung und Durchsetzung des Budgets oder Etats – bzw. je nach Unternehmensgröße mehrerer Budgets – umfasst werden.

Das Instrument der Budgetplanung setzt man ein, um als Bindeglied zwischen dem Management des Unternehmens und dem Controlling zu dienen. Für die diversen Organisationseinheiten eines Unternehmens ist dies eine konkrete Zielvorgabe, die es bestmöglich zu erreichen gilt. Erwartet wird grundsätzlich die Einhaltung des geplanten Budgets.

Die Budgetplanung beginnt mit der Konkretisierung des Absatzplanes, da dieser als Engpass angesehen wird. Auf dieses Budget des Absatzes aufbauend werden Kostenbudget, das Investitions– und das Finanzbudget entwickelt und abgebildet. Am Ende des ganzen Prozesses steht die Planerfolgsrechnung und die Planbilanz.

Bei der Budgetierung unterscheidet man zwischen der operativen (kurzfristigen) und der strategischen (langfristigen) Budgetierung.

Die operative Budgetierung

Die operative oder auch kurzfristige Budgetierung umfasst die Aufstellung und Planung von Budgets, die bis zu einem Jahr geplant werden. Anders gefasst: Es handelt sich um Budgets, die die geplanten Maßnahmen für alle betrieblichen Funktionsbereiche erfassen.

Diese Maßnahmen werden wert- und mengenmäßig erfasst. Zusätzlich gibt es projektbezogene Budgets für so genannte Sonderaufgaben. Die Anzahl der Budgets bzw. der Teilbudgets wird stark durch die jeweilige Organisationsstruktur eines Unternehmens beeinflusst und geprägt.

Die strategische Budgetierung

Dagegen ist die strategische Budgetierung auf langfristige Planung angelegt und basiert auf dem Ziel der langfristigen Existenzsicherung eines Betriebes. Die geplanten Ziele und Maßnahmen werden auf einen Zeitraum von zwei – fünf Jahren bezogen und sind anschließend vollständig in wertmäßigen Größen abzubilden.

Ziele der Budgetierung

• Ziele festlegen: Aufsetzen von realistischen Zielen für die Planung und Abstimmung von Teilplänen
• Die Planung: Genaue Auseinandersetzung mit Planzahlen und höhere Motivation der verantwortlichen Mitarbeiter durch Einbeziehung
• Die Koordination: Leistungsmessung durch Vorgabe definierter Größen
• Die Kontrolle: Wurde das Ziel erreicht? Kontrolle der Planzahlen und ggfs. Korrektur durch Nachbudgetierung bzw. Nachtrag
• Die weitere Planung: Darüber hinaus die Ermittlung von künftigem Zahlungsmittelbedarf durch Erstellung des Finanzplans

Inhalte der Budgetplanung

Die Voraussetzung, um in der ersten Planungsphase überhaupt mit der Budgetierung zu beginnen, ist die Festlegung von Planungsgrößen. Für messbare Leistungen wie beispielsweise Herstellungskosten sollte man dementsprechend Produkt- und Faktoreinsatzmengen festlegen. Größen, die nicht in diesen Einheiten messbar sind, legt man direkt in Zahlen fest (z. B. das jährliche Marketingetat, Verwaltungsaufwand etc.)

Die Budgetplanung kann in verschiedenen Verfahren vorgenommen werden. Hier ein Überblick über die beiden häufigsten:

1. Das TOP-down-Verfahren

Hier leitet man aus einem übergeordneten Budget die jeweils nachgeordneten Etats ab. Aus der Planerfolgsrechnung, die die Unternehmensleitung erstellt, leitet man Leistungs- und Kostenbudgets her. Ein möglicher Nachteil dieser Methode können mögliche Identifikationsprobleme bezüglich der abgeleiteten Teilpläne des Betriebes geben.

2. Das Bottom-up-Verfahren

Hier leitet man ebenfalls übergeordnete Budgets aus der Verdichtung tiefer gelegenen Budgetierungsebenen ab. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die Verantwortlichen sich in hohem Maß mit der Planung identifizieren können.

Die Budgetierung nimmt man im Allgemeinen im Bottom-up-Verfahren vor. Um die mögliche Gefahr der kurzfristigen Planungspolitik zu vermeiden, sollten die operativen Budgetvorgaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen und permanent im Blick behalten werden.

Besonderheiten bei der Budgetierung

Zum Zeitpunkt der Budgetplanung stehen mitunter die Leistungen noch nicht fest. Ein Budget kann daher auch flexibel aufgestellt werden. Somit werden budgetierte Leistungen und Kostenwerte nicht in Euro-Beträgen, sondern lediglich in Abhängigkeit erbrachter Leistungen definiert und festgelegt.

Eine weitere Besonderheit kann die Unplanbarkeit über den Eintritt künftiger Entwicklungen sein. Hier hat es sich als sinnvoll erwiesen, verschiedene Szenarien durchzuspielen, beispielsweise verschiedene Umweltzustände und hypothetische Simulationen, um so genau als möglich vorausplanen zu können.

Von Wissenschaftlern und Unternehmern wurden im Laufe der Zeit weitere, verlässliche Controlling-Tools entwickelt.