Die korrekte Buchführung

Die korrekte Buchführung

Gewerbetreibende und Freiberufler unterliegen bestimmten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine steuerlich korrekte Buchführung ist nur unter Wahrung bestimmter Pflichten und Fristen möglich. Juristische Grundlage für die Aufbewahrungsvorschriften ist § 147 der Abgabenordnung (AO). Besonders bei Nachfragen durch Steuerprüfer wird die fristgemäße Aufbewahrung wichtig. Dies gilt insbesondere für größere Firmen ab einem Umsatz von 500.000 Euro. Aber auch als Kleinunternehmer können Sie betroffen sein.

 

Aufbewahrungspflichten und Fristen: geschäftliche und private Dokumente

 

Schon ein fehlender Beleg oder eine nicht aufbewahrte Rechnung können steuerlich problematisch werden. Daher ist präzises Wissen darüber, welche Dokumente aufzubewahren sind, von hoher Bedeutung. Hierbei gilt es zunächst, zwischen geschäftlichen und privaten Unterlagen zu unterschieden. Zudem sollten Sie handelsrechtlich relevante Dokumente von steuerrechtlichen unterscheiden. Hierunter fallen Dokumente wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, geschäftliche Korrespondenz oder Buchungsbelege. Ebenso zählen Richtlinien der Organisation, Beschreibungen und Arbeitsanweisungen zu den Unterlagen.

 

Wenn Sie dem Steuerprüfer einen Einblick in die Struktur Ihres Betriebes gewähren, kann dieser die Buchführung besser nachvollziehen. Dies hat für beide Seiten zeitliche Vorteile. Eine Dokumentation des Buchführungssystems trägt daher dazu bei, rechtssicher zu arbeiten und sich schneller wieder dem Kerngeschäft widmen zu können.

 

Den Aufbewahrungsregeln gemäß § 147 AO unterliegen auch Rechnungen, Belege und Geschäftspapiere. Zu den Letzteren gehören Aufträge, Angebote, Preislisten, Anschreiben, Lieferscheine, Reklamationen oder Mahnungen.

 

Aufbewahrungsfristen gemäß Abgabenordnung

 

korrekte Buchführung Geld

Es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Bücher und Aufzeichnungen, Inventar, Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz (inklusive Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen), Buchungsbelege und Zollanmeldungen.

 

Nur 6 Jahre Aufbewahrungsfrist sind vorgesehen für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die hier nicht aufgeführt sind. Die Frist beginnt hierbei mit Ende des letzten Geschäftsjahres.

 

Anforderungen an die Art der Aufbewahrung

 

Bei der Aufbewahrung haben Sie darauf zu achten, dass die Dokumente sicher, feuchtigkeitsfest sowie an nicht brandgefährdeten Orten lagern. Als Aufbewahrungsmöbel empfehlen sich speziell zu diesem Zwecke konstruierte Aktenschränke. Die Aufbewahrung im Ausland ist auch innerhalb des EU-Raums genehmigungspflichtig. In diesem Falle ist auf einen sicheren Fern-Zugriff zu achten.

 

Elektronisches Dokumentenmanagement ist daher das Mittel der Wahl, wenn es um revisionssichere elektronische Buchführung geht. Softwarelösungen tragen zudem dazu bei, Kosten für die Aufbewahrung in teuren Aktenschränken zu sparen. Überdies bietet die elektronische Archivierung den Vorzug, die Dokumente übersichtlich anzuordnen und nach unterschiedlichen Kriterien durchsuchen zu können. Damit trägt softwaregestütztes Dokumenten-Management dazu bei, dass Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen besser einhalten können und erforderliche Dokumente jederzeit griffbereit haben.

 

Mögliche Rechtsfolgen bei mangelnder Buchführung

 

Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente gemäß Abgabenordnung sind rechtlich bindend. Versäumen Sie Aufbewahrungspflichten oder halten Sie relevante Dokumente nicht fristgemäß bereit, so drohen in bestimmten Fällen Rechtsfolgen.

 

Wird ein Dokument nicht die nach AO bindenden 10 beziehungsweise 6 Jahre aufbewahrt, da es beispielsweise verloren geht oder vorzeitig vernichtet wird, kommt dies einer Verletzung der Buchführungspflicht gleich. Dies kann eine steuerliche Straftat darstellen. Das Finanzamt kann in solchen Fällen mit einer Steuerschätzung reagieren, die zu Ihren steuerlichen Ungunsten ausfallen wird. Im schlimmeren Fall können auch Geldstrafen oder Freiheitsstrafen mögliche Rechtsfolgen sein. Letzteres kann vorkommen, wenn die Verletzung der Buchführungspflicht mit einer Steuerhinterziehung verknüpft war.

 

Zusammenfassung und Überblick

 

Eine Wahrung der Aufbewahrungspflichten und- fristen gemäß § 147 AO ist für Sie als Gewerbetreibender oder Freiberufler in mehrerlei Hinsicht von Bedeutung. Wer den Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung nicht nachkommt, begeht eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten. Dies kann in Abhängigkeit der Größe des Unternehmens oder von Art und Umfang der fehlenden Dokumente schwere Rechtsfolgen haben. Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme erleichtern die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und sorgen für Überblick und Zeitersparnis.

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