Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

11 Nov Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Es ist kein Geheimnis, dass Selbstständige und Unternehmen vom Gesetzgeber dazu verpflichtet sind, sämtliche Dokumente und Unterlagen zu archivieren und über eine längere Zeit hinweg aufzubewahren. Was aber nicht so bekannt ist, ist die Tatsache, dass diese Aufbewahrungspflichten auch Privatpersonen betreffen, sodass auch Sie als Privatperson bestimmte Unterlagen aufbewahren müssen. Dabei handelt es sich in vielen Fällen um wichtige Rechnungen und Belege, die schnell in der Papiertonne landen.

Spätestens dann, wenn man eines dieser Dokumente benötigt, gerät man schnell in eine ungünstige Situation. Denn genau dann ist die Rechnung nicht aufzufinden und Sie müssen einen erheblichen zeitlichen Wiederbeschaffungsaufwand betreiben oder sogar mit einem Bußgeld rechnen. Deshalb ist es umso wichtiger zu wissen, welche Dokumente sicher aufbewahrt werden sollten.

Aufbewahrungsfristen von Handwerkerrechnungen für Privatpersonen

Auch Privatpersonen haben eine Aufbewahrungspflicht

Bei Handwerkerrechnungen handelt es sich um die einzige gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von privaten Unterlagen für Privatpersonen, die für jeden gilt. Damit geht der Staat gegen Schwarzarbeit vor, sodass auch Sie als Privatperson die Unterlagen archivieren und aufbewahren müssen. Im Zweifelsfall können Sie mit einer Handwerkerrechnung nachweisen, dass der Handwerker bestimmte Arbeiten ausgeführt, eine Rechnung zugestellt hat und dass diese auch gesetzmäßig versteuert wurde.

Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind hier unterschiedlich. Wie lange Sie die Rechnung aufbewahren müssen, wird durch den Handwerker festgelegt, indem er die Aufbewahrungsfrist auf seiner Rechnung vermerkt. Erst mit dem Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist können Sie die Rechnung entsorgen, da Sie nach diesem Zeitraum nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegt. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Rechnung weiterhin aufzubewahren.

Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie die Gewährleistungsansprüche nach dem Ablauf der Aufbewahrungspflicht noch geltend machen können. Die Aufbewahrungspflicht von Handwerkerrechnungen für Privatpersonen wird in der Regel mit 2 Jahren angegeben. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungspflicht erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung zugestellt wurde. Wenn Sie also im Jahr 2016 eine Rechnung erhalten haben, können Sie diese erst am 31.12.2018 entsorgen.

Aufbewahrungsfristen bei Quittungen und Kaufbelegen

Wenn Sie Neuwaren wie Computer, Möbel oder Elektrogeräte kaufen, dann sollten Sie die Quittungen und Kaufbelege erst nach zwei Jahren entsorgen. Denn so lange beträgt die gesetzliche Gewährleistungsfrist durch den Verkäufer. Wenn Sie innerhalb dieser zwei Jahren das Gerät aufgrund eines Defekts reklamieren möchten, müssen Sie belegen, wann Sie den Artikel gekauft haben. Diese Garantie durch den Verkäufer besteht auch bei Käufen aus dem Internet.

Um hier von der Gewährleistungsfrist Gebrauch zu machen, sollten Sie die Rechnung entweder ausdrucken und dann abheften oder längerfristig sicher abspeichern. Des Weiteren sollte beachtet werden, dass sich die Gewährleistungsgarantie von der Herstellergarantie unterscheidet. Diese Spanne beträgt in den meisten Fällen nur ein Jahr.

Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, dass die Belege und Quittungen für den Bau eines Eigenheims über einen Zeitraum von fünf Jahren sicher aufbewahrt werden sollten. Denn die Gewährleistungspflicht beträgt in diesen Fällen genau fünf Jahre, sodass Sie Mängel am Bau oder an den Arbeiten in dieser Periode reklamieren können.

Aufbewahrungsfristen für Vielverdiener

Wenn Sie als Angestellter höhere Einnahmen als 500.000 Euro jährlich erzielen, dann müssen Sie eine Aufbewahrungsfrist einhalten. Für Sie gilt, dass sämtliche Unterlagen sicher aufzubewahren sind. Dies gilt insbesondere für steuerlich relevante Dokumente. So unterliegen beispielsweise Kontoauszüge einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Aufbewahrungsfristen für Bankunterlagen

Bankunterlagen haben eine eigene Aufbewahrungsfrist

Bei privaten Bankunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Hierzu gehören bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen. Es kann auch vorkommen, dass eine Rechnung auch dann eingefordert wird, wenn diese schon bezahlt worden ist. Sie als Käufer sind hier gut beraten, wenn Sie sofort belegen können, dass Sie die Rechnung bereits bezahlt haben. Deshalb sollte die dreijährige Aufbewahrungsfrist für Privatkäufe unbedingt eingehalten werden.

Wenn Sie die Rechnung gemeinsam mit dem Kontoauszug zusammenheften und archivieren, sind Sie für den Fall der Fälle bestens vorbereitet. Mit dem Ende des dritten Jahres, nachdem man die Rechnung eigentlich bezahlt hat, verjährt die Aufbewahrungsfrist, sodass Sie die Unterlagen entsorgen können. Auch hier sollte man beachten, dass Belege und Quittungen für teure Anschaffungen auch über den Zeitraum hinaus aufzubewahren sind, da diese vielleicht für das Belegen der Ausgaben für die Hausratsversicherung sinnvoll sein könnten.

Es gibt wiederum Bankunterlagen, bei denen die Aufbewahrungsfrist mehr als drei Jahre beträgt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie mehrere, häufig getätigte Zahlungen an einen bestimmten Empfänger nachweisen müssen. Hierzu gehören zum Beispiel Mietzahlungen, die Sie erst nach Ablauf des vierten Jahres entsorgen sollten.

Bei Bankunterlagen wie beispielsweise Immobilienkaufverträge sollten Sie insbesondere vorsichtig sein. Diese Unterlagen sollte man im Idealfall ein Leben lang aufbewahren, sodass Sie auch Jahre später nachweisen können, wie viel Sie für die Immobilie bezahlt haben.

Aufbewahrungsfristen für Privatunterlagen

Sie als Privatperson sind nicht dazu verpflichtet, die eigenen Steuerunterlagen aufzubewahren. Bei Selbständigen sieht die Situation jedoch ganz anders auch. Sie müssen nämlich sämtliche Steuerunterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren.

Sie als Privatperson könnten die Steuererklärung, kurz nachdem diese eingegangen ist, eigentlich entsorgen. Es ist aber äußerst sinnvoll diese Belege und Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen fallen hier in diesen Fällen individuell aus.

Renten und ärztliche Unterlagen

Ausweisdokumente sollte man lebenslang aufbewahren

Diese Unterlagen sollten Sie im Idealfall lebenslang aufbewahren. Obwohl die Rentenhöhe berechnet wird, ist es durchaus sinnvoll, diese Berechnung ab und zu selbst zu prüfen. Wenn Sie gegen die Rentenberechnung vorgehen möchten, dann brauchen Sie Belege und Unterlagen, die Ihnen dabei behilflich sein können, Ihr Recht durchzusetzen.

Dementsprechend sollte man auch ärztliche Unterlagen im eigenen Interessen lebenslang aufbewahren. Beim Stellen einer Diagnose ist es wichtig zu wissen, wann die Beschwerden zum ersten Mal aufgetreten sind. MRI-Befunde, Röntgenbilder und Arztberichte sollte man deswegen archivieren und sicher aufbewahren.

Auch wenn sich die Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen in einem überschaubaren Rahmen halten, sollte man wichtige Dokumente unbedingt sicher archivieren. Neben juristischen Unterlagen wie Prozessakten und Urteilen, die eine Gültigkeit von bis zu 30 Jahren haben können, gibt es eine Reihe unterschiedlicher Dokumente, die Sie bis auf Weiteres archivieren sollten. Hierzu zählen:

• Versicherungspolicen
• Abschlusszeugnisse
• Pass- und Ausweisdokumente
• Geburts- und Heiratsurkunden